Cobro y facturación

Cada visita genera unos cargos (los artículos que se cobran). La visita se puede cobrar en el momento con un ticket, facturar sola, o dejar pendiente para facturar todas las del mes juntas (por ejemplo, las de cada aseguradora) con Procesar Cargos. Una visita cobrada, facturada o albaranada queda procesada (verde en la agenda) y ya no se puede volver a cobrar ni facturar.

Las actividades grupales se cobran de forma parecida, desde la lista de asistentes (ver Actividades grupales).

Cargos de la visita

Botón derecho sobre la cita › Cargos ... abre Cargos Visita, con los artículos de la especialidad de la cita (ver Especialidades):

Columna Qué es
Sel. Marcado: se cobra en esta visita. Al principio vienen marcados los artículos automáticos de la especialidad (o los de primera visita, si la cita lo es).
Cód. Art., Artículo El artículo.
Precio En gris, el precio de tarifa que se aplicaría. Escribe otro precio para fijarlo en esta visita.
Uds. Unidades.
Importe Precio por unidades.
P. Visita Si el artículo es de primera visita.

Abajo se ve el Total Cargos. Cambiar Especialidad carga los artículos de otra especialidad; solo se puede mientras los cargos de la visita no se hayan guardado todavía. Aceptar guarda los cargos.

En una visita ya procesada los cargos se pueden consultar pero no cambiar.

A quién se factura

Caso Cliente del documento
La cita tiene aseguradora (factura o albarán) La aseguradora. Cada línea indica el paciente y la fecha de la sesión.
El paciente tiene Facturar a Cliente Ese cliente. Se añade una línea con el nombre del paciente.
Paciente privado sin cliente a facturar El cliente por defecto de la serie, con el nombre y la dirección del paciente en el documento.

Si el cliente tiene en su ficha otro cliente al que facturar, la factura se hace a ese otro cliente, con el nombre del primero como referencia.

Cobrar una visita con ticket

  1. En la agenda, botón derecho sobre la cita (ya empezada) › Cobrar.
  2. Si el paciente era de Primera Visita y todavía no tiene ficha, se abre la ficha para crearla.
  3. Revisa los Cargos Visita y pulsa Aceptar. Si cancelas, no se cobra.
  4. Se crea el ticket en la serie de la caja del punto de venta, con una línea «Realizada el … a las …» y los cargos marcados, y se abre la ventana de cobro del TPV (ver Cobro).
  5. Elige la forma de pago y termina el cobro. La cita queda en verde.

Si no hay un punto de venta asignado a este ordenador, o su caja no tiene serie de tickets o cliente por defecto, el programa avisa y no cobra. Si cancelas la ventana de cobro, el ticket queda creado pero pendiente de cobro: lo encontrarás en Agenda › Tickets Pendientes.

Crear una factura o un albarán

  1. Botón derecho sobre la cita (ya empezada) › Opciones Facturación › Crear Factura o Crear Albarán.
  2. Se crea el documento en la serie por defecto de facturas o de albaranes, con los cargos marcados de la visita (revísalos antes en Cargos ...), y se muestra en pantalla para imprimirlo.

Si no hay serie por defecto del tipo de documento, el programa avisa. Mostrar Documento abre la factura o el albarán de una visita procesada.

Facturar a una aseguradora

Lo habitual es facturar a cada aseguradora todas las visitas del mes en una sola factura, con Procesar Cargos. Cada sesión aparece con el nombre del paciente y la fecha y hora.

Si en la ficha de la aseguradora (como cliente) marcas Agrupar conceptos en factura, los cargos iguales (mismo artículo y precio) se agrupan en una sola línea, con los nombres de todos los pacientes en el texto de la línea.

Abonar una visita

Opciones Facturación › Abonar (en una visita procesada) deshace el cobro o la facturación:

Después, la visita vuelve a quedar pendiente: se puede cobrar o facturar de nuevo (por ejemplo, a otro cliente) o dejar así si no se debía cobrar.

Asignar una visita a un documento

Si una visita se cobró por otro camino (por ejemplo, directamente en el TPV o en una factura hecha a mano), Opciones Facturación › Asignar Factura o Ticket la marca como procesada con ese documento, para que no se vuelva a cobrar:

  1. Elige el periodo (desplegable o fechas) y pulsa Actualizar. Se listan las facturas y tickets de ese periodo que no tienen ninguna visita asignada. Mostrar los documentos ya asignados. incluye todos e Incluir albaranes de venta. añade los albaranes.
  2. Selecciona el documento y pulsa Asignar. Si la visita ya tenía documento, el programa avisa de que se cambiará.

Desasignar (solo en visitas procesadas) quita el documento y la visita vuelve a estar pendiente. El programa no comprueba que el documento sea del mismo paciente o cliente: compruébalo tú antes de asignar.

Procesar los cargos del mes

Agenda › Procesar Cargos (también en la barra de la agenda) factura en bloque las visitas pendientes:

Cómo facturar el mes a las aseguradoras

  1. Agenda › Procesar Cargos y elige el mes.
  2. Revisa la lista: abre los Cargos de las visitas que tengan algo distinto de lo habitual y corrige las citas que lo necesiten (aseguradora, autorización).
  3. Marca las visitas a facturar (Todos marca todas) en la columna Sel..
  4. Pulsa Crear Facturas (o Crear Albaranes) y confirma.
  5. El programa crea un documento por cliente: uno por cada aseguradora con todas sus visitas, y los de los pacientes privados según a quién se facture cada uno (ver A quién se factura).
  6. Ve a Agenda › Facturas, revisa las proformas creadas y emítelas.

Facturas, tickets y caja

El grupo Gestión de la pestaña Agenda da acceso directo a: