Facturación: de la proforma a la factura emitida
Una factura de venta pasa por dos momentos muy distintos:
- Proforma: un borrador. Se puede modificar todas las veces que haga falta y no tiene validez fiscal.
- Factura emitida: el documento legal. Tiene su número definitivo, se registra en Veri*FACTU si está activado y ya no se puede modificar ni eliminar.
El paso de una a otra es la emisión. Este capítulo explica qué ocurre en cada momento y cómo se corrige una factura emitida.
Estados de una factura
| Estado | Qué significa | ¿Se puede modificar? |
|---|---|---|
| Proforma (icono gris) | Borrador sin validez fiscal. | Sí, libremente. |
| Emitido (verde) | Factura legal con número definitivo. | No. |
| Rectificada Sustitución (amarillo) | Ha sido sustituida por una rectificativa. Ya no mueve el stock: lo mueve la rectificativa. | No. |
| Rectificada Diferencias (azul) | Tiene una rectificativa por diferencias o un abono. | No. |
| Cancelada (rojo) | Anulada. En la lista se filtra como Anuladas. No factura nada ni mueve el stock. | No. |
La lista de facturas (Ventas › Facturas) se puede filtrar por Pendientes, Proformas, Rectificadas, Anuladas o Todos.
La proforma
Toda factura de venta nueva nace como proforma, también las que se crean al facturar albaranes o pedidos (salvo que se marque emitir directamente, ver más abajo).
- Tiene un número de proforma propio, con el prefijo de proforma de la serie: por ejemplo, P1, P2… El prefijo se define en la serie (Prefijo Proforma); si está vacío, se usa P. La numeración de proformas es independiente de la de facturas y, si la serie se reinicia cada año, también se reinicia.
- No tiene número de factura ni se envía a Veri*FACTU.
- Se puede modificar por completo, imprimir y enviar por correo (por ejemplo, como presupuesto de factura para que el cliente la revise). Impresa no lleva código QR: no es una factura.
Emitir una factura
Hay varias formas de emitir. Todas hacen lo mismo:
- Desde la factura: botón Factura del pie. Solo aparece mientras es proforma.
- Desde la lista: selecciona una o varias proformas y elige Emitir Factura en el menú.
- Varias a la vez: Facturar Proformas.
Qué comprueba el programa
Antes de emitir se revisa el documento. Si algo no cuadra, no se emite y aparece un mensaje con la lista de problemas. Por ejemplo:
- la suma de las bases del desglose de IVA no coincide con la base total;
- el documento no aplica IVA pero no indica ninguna excepción de IVA y la serie no es de operaciones exentas;
- falta el cliente o la forma de pago;
- se usa un cliente genérico sin datos fiscales en una factura que no es simplificada;
- el NIF del cliente no se ha verificado en la AEAT (ver Veri*FACTU).
Desde la ficha se pide además confirmación:
La factura actual se emitirá y tendrá validez fiscal. Su modificación posterior supondrá la emisión de un abono.
Qué ocurre al emitir
- La factura recibe su número definitivo en la serie.
- Su fecha se recalcula (ver más abajo). La fecha que tenía la proforma no se conserva.
- El estado pasa a Emitido.
- Se desmarcan Impreso y Enviado por e-mail, para que la factura definitiva se imprima o se envíe de nuevo.
- Si Veri*FACTU está activado, se genera el registro de facturación y se envía a la AEAT.
Fecha y número de la factura emitida
La fecha de la factura emitida depende de la fecha de trabajo:
| Fecha de trabajo | Fecha de la factura emitida |
|---|---|
| Sin cambiar (es hoy) | Hoy. |
| Cambiada a otro día | Esa fecha de trabajo. Pero si en la serie ya hay una factura emitida ese año con una fecha posterior, la factura toma esa fecha posterior, para que la serie siga en orden de fechas. |
Además:
- la fecha nunca es posterior a hoy;
- se guarda sin hora;
- el número se asigna después de fijar la fecha, así que corresponde al año de la nueva fecha. Una proforma de diciembre emitida en enero se numera en el año nuevo.
Una factura emitida no se puede modificar
Al abrir una factura emitida, la barra de estado de la ficha indica Visualizando documento: los campos se ven pero no se pueden cambiar. Sí se pueden seguir usando:
- las observaciones (no forman parte de los datos fiscales);
- las marcas de Impreso y Enviado e-mail;
- imprimir, enviar por correo, exportar a PDF y consultar los vencimientos y el registro Veri*FACTU.
Además de por estar emitida, una factura se bloquea si ya está contabilizada (cabecera en rojo, Documento Contabilizado) o si tiene vencimientos remesados o cobrados.
Corregir una factura emitida
Desde la lista de facturas, con la factura emitida seleccionada:
| Opción | Cuándo usarla | Resultado |
|---|---|---|
| Rectificativa por Sustitución... | La factura tiene errores y se quiere sustituir por completo. Solo una factura. | Se crea una copia de la factura en la serie de rectificativas, que se corrige y se emite. La original queda Rectificada Sustitución y deja de mover el stock. |
| Rectificativa por Diferencias... | Solo hay que corregir una diferencia (un descuento olvidado, un precio). Puede afectar a varias facturas del mismo cliente. | Se crea una rectificativa vacía con ese cliente para indicar solo la diferencia. Las originales quedan Rectificada Diferencias. |
| Abonar Factura | Se devuelve todo (devolución completa, factura hecha por error a un cliente). | Se crea un abono con las mismas líneas en negativo. La original queda Rectificada Diferencias. |
| Anular Factura | La factura no debió existir. | La factura queda Cancelada y, con Veri*FACTU, se envía un registro de anulación. Sus albaranes vuelven a quedar pendientes de facturar. Ver más abajo. |
Qué pasa con los albaranes y el stock en cada caso: Facturas, albaranes y stock.
El motivo
Al rectificar o anular, el programa pide el motivo en la ventana Motivo Rectificación / Anulación (mínimo 10 caracteres). En las rectificativas se elige también el tipo de rectificativa según la normativa:
- R1 — Error en factura (art. 80.1, 2 y 6);
- R2 — Concurso de acreedores (art. 80.3);
- R3 — Factura incobrable (art. 80.4);
- R4 — Resto de facturas.
Si la serie es de facturas simplificadas, el tipo se asigna solo (R5).
La rectificativa también se emite
Las rectificativas y los abonos se crean como proforma en la serie de rectificativas asociada a la serie de la factura (ver Series). Revísala y emítela como cualquier otra factura: hasta entonces no tiene número ni validez fiscal.
Anular una factura
Anular Factura (en el menú de la lista) sirve para facturas emitidas que no se han rectificado y para proformas que ya no se necesitan.
- Confirma el aviso: Los documentos seleccionados se cancelarán; si han sido emitidos se notificará a la agencia tributaria de su cancelación. Esta operación es irreversible.
- Introduce tu PIN de seguridad. La operación queda en el registro de actividad.
- Escribe el motivo.
La factura pasa a Cancelada. Además:
- Con Veri*FACTU, si estaba emitida se genera un registro de anulación que se envía a la AEAT.
- Los albaranes, pedidos o presupuestos de los que salió la factura vuelven a quedar pendientes de facturar, como si la factura no se hubiera hecho. Puedes volver a facturarlos o modificarlos.
- La factura anulada deja de mover el stock. Si salió de albaranes no cambia nada, porque el stock lo movieron los albaranes. Si era una factura directa (sin albarán), sus unidades vuelven al stock.
- Si la factura anulada era una rectificativa, las facturas que rectificaba vuelven a estar Emitidas (y, si era por sustitución, la original vuelve a mover el stock).
Todo esto vale igual para las proformas anuladas.
Facturas, albaranes y stock
Un albarán sabe qué líneas suyas se han facturado y en qué factura. Con eso el programa decide su estado (Pendiente, Facturado Parcial o Facturado) y si su mercancía ya ha movido el stock:
- El albarán descuenta el stock al guardarlo.
- La factura que sale de un albarán no lo vuelve a descontar: solo cuentan las líneas que no vienen de un albarán.
- Un albarán facturado (total o parcialmente) queda bloqueado para que no cambie lo que ya se ha facturado.
Así queda el albarán en cada operación con la factura:
| Operación | El albarán | El stock |
|---|---|---|
| Eliminar la factura (solo proformas) | Vuelve a quedar pendiente. | Sin cambios: lo movió el albarán. |
| Eliminar líneas de una proforma que viene de un albarán | Esas líneas vuelven a quedar pendientes (el albarán pasa a Facturado Parcial o Pendiente). | Sin cambios. |
| Anular la factura o la proforma | Vuelve a quedar pendiente. | La factura anulada deja de contar. |
| Rectificativa por sustitución | Sigue Facturado. | Cuenta la rectificativa, no la original. La mercancía sale una sola vez. |
| Rectificativa por diferencias | Sigue Facturado. | Solo mueven el stock las líneas de artículo que escribas en la rectificativa: unidades en negativo = devolución. Una línea de solo precio no mueve el stock. |
| Abonar Factura | Sigue Facturado. | El abono lleva las líneas en negativo: las unidades vuelven al stock, como una devolución. |
Eliminar un albarán o sus líneas
- Un albarán pendiente se puede modificar y eliminar libremente. Al eliminarlo, sus unidades vuelven al stock; al quitar líneas y guardarlo, el stock se corrige con las unidades que quedan.
- Un albarán facturado está bloqueado. Un usuario con permiso puede desbloquearlo, pero si elimina líneas facturadas (o el albarán entero), la factura deja de estar vinculada a esas líneas y pasa a descontar ella el stock. La mercancía sigue saliendo una sola vez, pero el albarán y la factura ya no cuadran. Evítalo.
Usuario avanzadoCómo funciona por dentro
- Cada línea facturada guarda su vínculo con la línea de origen (tabla
ConceptosRelaciones, relación de proceso de documentos). Las unidades vinculadas son las unidades entregadas de la línea del albarán, y con ellas se calcula su estado. - Eliminar una línea, una factura o un vínculo recalcula las unidades entregadas y el estado del documento de origen. Si se elimina una línea de albarán ya facturada, se recalculan los consumos de la factura.
- Eliminar un documento devuelve sus consumos al stock y los borra (salvo con la opción de mantener el movimiento de stock). Anular una factura elimina sus vínculos de la misma forma: la factura anulada ya no consta como origen de nada.
- El stock se calcula con los consumos de cada documento (
DocumentosConsumos). En una factura se restan las unidades vinculadas a albaranes. Las facturas Canceladas y Rectificada Sustitución no generan consumo; tampoco al usar Reconstruir consumos (Herramientas). - La rectificativa por sustitución y el abono son copias sin vínculo con el albarán, por eso sus líneas cuentan enteras en el stock.
La fecha de trabajo
La fecha de trabajo es la fecha que el programa usa por defecto para los documentos nuevos y para emitir facturas. Normalmente es hoy.
- Doble clic en la fecha de la barra de estado de la ventana principal abre la ventana Fecha de Trabajo.
- Elige el día y pulsa Establecer. Si no es hoy, el programa pide confirmación: A partir del cambio todos los documentos realizados tendrán la fecha seleccionada. Hoy vuelve a la fecha de hoy.
- Mientras la fecha de trabajo no es hoy, la fecha de la barra de estado aparece en rojo con un icono de aviso.
- Cada cambio queda en el registro de actividad del usuario.
- A medianoche, si la fecha de trabajo era la de hoy, pasa sola al día nuevo. Una fecha puesta a mano se mantiene hasta que se cambie.
Emitir varias proformas
Ventas › Facturar Proformas lista las proformas pendientes. Márcalas (o usa Marcar Todos) y pulsa Emitir: el programa pide confirmación y las emite una tras otra, con las mismas reglas de fecha y número.
Otras formas de crear facturas emitidas
Algunos procesos permiten emitir la factura directamente en lugar de generar una proforma, con la casilla Emitir facturas en vez de generar proformas:
- Facturar albaranes;
- Facturación periódica;
- procesar documentos de venta y copiar un documento (Emitir factura).
Si no la marcas, se crean proformas para revisarlas antes de emitirlas.
Usuario avanzadoResumen técnico de la emisión
- Comprobación del documento (desglose de IVA y excepciones) y verificación de cliente, forma de pago y NIF.
- Fecha de emisión: la fecha de trabajo si no es hoy, ajustada al rango [fecha de la última factura con número de la serie en ese ejercicio, hoy], sin hora.
- Número: siguiente número libre de la serie para el ejercicio de esa fecha.
- Estado Emitido; Impreso y EnvioMail a falso; marcas Veri*FACTU según la configuración vigente.
- Recalculo de IVA y vencimientos con la nueva fecha y guardado.
- Con Veri*FACTU, al guardar se crea el registro de alta y se pone en la cola de envío (ver Veri*FACTU).