Facturación periódica y otras ventas

Funciones de venta más allá de los documentos: facturar cuotas periódicas, preparar el reparto, calcular comisiones o trabajar con los documentos que llegan de los dispositivos móviles.

Facturación periódica

Para cobrar cuotas que se repiten (mantenimientos, alquileres, suscripciones…) se crea un contrato con el cliente, los conceptos y la periodicidad, y el programa propone las facturas cuando toca. Está en Ventas › Facturación Periódica.

La lista muestra cada contrato con su programación, el próximo vencimiento, las cuotas, lo facturado y lo pendiente. Los contratos pueden agruparse en Grupos Tareas (con un color).

El contrato

• General:
  • el cliente, un detalle y una referencia (se copia a cada factura) y, si procede, la obra;
  • la programación (ver más abajo), de la que salen el año y el mes de inicio;
  • la serie, la forma de pago, Factura sin vencimientos y unas observaciones que pasan a la factura;
  • el número de cuotas (0 = sin límite). La cuota es la suma de los conceptos; se ven también lo facturado y lo que queda.
  • Facturación finalizada deja de proponer facturas. Se marca sola al llegar al número de cuotas o a la fecha de fin.
• Conceptos: los artículos o textos de cada factura, con unidades, precio y descuento (elige antes el cliente).
• Notificación: aviso al cliente antes de facturar (ver más abajo).
• Facturas: las facturas ya generadas por el contrato.

Programación

La programación indica cuándo vence cada cuota: una vez, diariamente (cada n días), semanalmente (cada n semanas, ciertos días) o mensualmente (ciertos meses, un día del mes o un día relativo como el primer lunes), con fecha de inicio y de fin.

Realizar la facturación

Realizar Facturación Periódica lista los periodos pendientes hasta la fecha de las facturas (que es también la fecha de corte):

• cada fila es un periodo de un contrato, con Periodo Desde y Periodo Hasta;
• vienen marcados los periodos que ya han vencido; el primer periodo aún no vencido también aparece, para poder facturarlo por adelantado;
• los periodos de un contrato se facturan en orden: no se puede saltar uno;
• Emitir facturas en vez de generar proformas emite directamente las facturas; si no, quedan como proformas para revisarlas.

Cada factura lleva el periodo de facturación y se genera por separado: si una falla, se indica al final y los periodos siguientes de ese contrato no se facturan.

Notificaciones

Si el contrato tiene Enviar notificación al cliente, con una plantilla y los días de antelación, Enviar Notificaciones propone avisar por correo a los clientes cuyo vencimiento está próximo. La plantilla puede incluir el vencimiento, el periodo, el importe y la referencia. Probar envía una prueba.

Listas de carga

Una lista de carga agrupa los albaranes y facturas que salen en un mismo reparto, con su hoja de carga para preparar la mercancía.

1. Ventas › Añadir Lista Carga: elige el almacén, una lista nueva o una existente, el rango de fechas y el repartidor. Se muestran los albaranes y facturas pendientes que aún no están en ninguna lista.
2. Marca los documentos y pulsa Generar: se asignan a la lista y se imprime la hoja de carga, ordenada por familias o por ubicación.
3. Listas de Carga muestra las listas con su estado: Pendiente (rojo), Reparto (naranja) y Finalizado (verde). Desde la lista se puede reimprimir, enviar por correo los albaranes o facturas entregados o Finalizar Manualmente.

Eliminar una lista libera sus documentos.

Comisiones de comerciales

Ventas › Comisiones Comerciales calcula la comisión de cada comercial: base imponible de sus facturas por el % de comisión guardado en cada factura, por año y mes (o el año completo, desglosado por meses). Elige los comerciales o deja todos.

Pagos a cuenta

Ventas › Pagos a Cuenta lista las facturas de anticipo del año y, con Mostrar pagos liquidados, también las ya aplicadas con la factura que las liquida. Cómo se aplican: Pagos a cuenta.

Distribuir stock

Ventas › Distribuir Stock reparte el stock disponible entre los pedidos de venta pendientes y las peticiones de otros almacenes: primero los marcados como prioritarios y después por fecha de servicio. Puedes ajustar las unidades asignadas (sin superar el stock) y Procesar: cada pedido genera su albarán y cada petición su traspaso. Es la misma ventana que los pedidos automáticos de compra, en su pestaña Distribuir.

Documentos remotos

Los comerciales y repartidores que usan Business Remote (PDA o móvil) envían presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.

• Procesar Remoto convierte esos documentos en documentos reales. La fecha es la de trabajo o, si está configurado, la del dispositivo. Si se han creado artículos nuevos desde el dispositivo, se muestran al final para revisarlos. Marcar Procesado descarta documentos sin generarlos.
• Documentos Remotos consulta los documentos originados en remoto (por defecto, de los últimos 7 días) y permite marcarlos como verificados por el almacén.

Envíos e impresión masivos

Enviar Albaranes / Facturas / Proformas e-mail lista los documentos aún no enviados de los clientes con Enviar factura por e-mail y los envía de una vez, con vista previa opcional. Solo se envían facturas emitidas (o rectificativas). Para imprimir en bloque: Imprimir por lotes.

Emitir proformas

Facturar Proformas lista las facturas proforma y las emite de una vez: reciben su número definitivo y ya no se pueden modificar (ver Proforma y emisión).

Seguimiento de obras

Principal › Clientes › Seguimiento Obras compara, para cada obra en curso, las unidades presupuestadas (presupuestos aceptados) con las ya servidas, con el % completado y el stock. Ocultar artículos ya completados deja solo lo pendiente.

Facturación por cliente y libro de facturas

Facturación clientes y proveedores

Facturación Clientes (y Facturación Proveedores en compras) totaliza las facturas por cliente en un periodo (3, 6, 12 meses o fechas libres), desglosado por meses si se quiere.

Facturación de grupo

Facturación Grupo muestra, para un grupo de empresas, las ventas del mes facturadas al cliente principal, desglosadas por cada empresa y departamento de origen.

Libro de facturas

Libro de Facturas lista los ingresos y gastos simplificados por año y mes; con Incluir compras y ventas muestra todas las facturas. Añadir Gasto y Añadir Ingreso crean uno nuevo; eliminar pide el PIN de seguridad.