Funciones comunes
Muchas ventanas del programa comparten la misma forma de trabajar. Este capítulo explica esas piezas comunes una sola vez; el resto de capítulos enlaza aquí.
Listas
Todas las listas (clientes, artículos, facturas…) funcionan igual:
- Fila de filtro: la primera fila bajo los títulos filtra por el contenido de cada columna.
- Lupa: busca un texto en todas las columnas a la vez.
- Ordenar: pulsa el título de una columna; otra vez, orden inverso.
- Agrupar: arrastra el título de una columna a la franja superior.
- Doble clic sobre una fila abre su ficha.
- Botón derecho: menú con las acciones de la fila seleccionada.
- F5 actualiza la lista.
En el panel Opciones de las listas:
| Opción | Para qué sirve |
|---|---|
| Exportar a Excel / Imprimir Lista | Exporta o imprime la lista tal como se ve, con sus filtros. |
| Guardar Configuración | Guarda las columnas, el orden, los filtros y las agrupaciones. |
| Vistas Ventana | Varias configuraciones con nombre (la predeterminada es Vista Principal). |
| Restablecer Configuración | Vuelve a la configuración original. |
Buscadores
Cuando un campo pide un cliente, un proveedor o un artículo, el botón de los prismáticos abre su buscador.
- Escribe en la fila de filtro (el foco ya está en el nombre) y pulsa Intro o haz doble clic para seleccionar.
- Nuevo da de alta un registro sin salir del buscador, si la ventana desde la que lo abres lo permite.
- Mostrar inactivos incluye los dados de baja.
- En algunos casos (por ejemplo, al añadir varios artículos) puedes seleccionar varias filas y pulsar Añadir.
Buscar artículos
Además de lo anterior, el buscador de artículos:
- busca en el código, el nombre, los cuatro códigos de barras, el código de fabricante y la referencia del proveedor;
- muestra el precio de la tarifa y el stock del almacén elegidos arriba;
- permite incluir descatalogados, subfamilias y tallas y colores;
- con Catálogo, busca también en los catálogos virtuales de proveedores.
Notas
El botón Notas de clientes, proveedores, artículos y documentos (entre corchetes, el número de notas) abre sus notas internas. Cada nota tiene fecha, prioridad, clasificación, tiempo dedicado y un texto con formato. Al finalizarla se anota la fecha de finalización. Las notas generales del menú principal pueden ser públicas (las ven todos los usuarios) o privadas.
Archivos
La pestaña Archivos de clientes, proveedores, artículos y empresa guarda documentos e imágenes: contratos, catálogos, fichas técnicas, fotos…
- Añadir abre la ficha del archivo: título, detalle, tipo de documento o imagen y el archivo (o la dirección de un vídeo).
- Añadir Múltiple (en artículos) carga varios archivos de una vez.
- Las imágenes y los PDF se previsualizan en la pestaña.
- Abrir Archivo, Enviar por e-mail y Exportar Archivo trabajan con el archivo seleccionado.
Modificación múltiple
En las listas de clientes, proveedores y artículos, selecciona varias filas y elige Modificar Múltiple (botón derecho). Se abre una ficha con los campos que admiten cambio masivo; las casillas empiezan en estado sin cambio. Solo se modifican los campos que cambies, en todos los registros seleccionados.
Enviar por e-mail
La ventana de correo se abre al enviar un documento o un archivo:
- Para: direcciones separadas por
;. Buscar añade contactos de clientes, proveedores o comerciales. - Asunto y mensaje, con los textos de las plantillas de correo.
- Archivos: el documento en PDF ya va adjunto; puedes añadir archivos del cliente, del proveedor, de los artículos u otros.
- Envío directo mediante SMTP: envía sin Outlook, con la cuenta configurada en Comunicaciones.
- Un solo envío para todos los destinatarios: un único correo con todas las direcciones.
Al enviar un documento se marca como enviado. Los presupuestos y los pedidos de compra pasan además a estado Presentado.
Imprimir
Al imprimir un documento se elige la impresora (y, si se usa, una segunda impresora para la copia), la bandeja, el número de copias y el formato. Con Establecer impresoras por defecto al imprimir se recuerdan para tu usuario. Ventana muestra la vista previa y Crear PDF guarda el documento en PDF.
Imprimir por lotes
Imprimir Presupuestos / Albaranes / Facturas (en sus grupos de la cinta) imprime o exporta a PDF muchos documentos a la vez. Sin periodo, muestra los documentos aún no impresos ni enviados; con Impresión por periodo, los de un año y mes. Marca los que quieras e imprímelos, o expórtalos a PDF en una carpeta.
PIN de seguridad
Las operaciones delicadas (eliminar documentos, clientes, series, remesas…) piden de nuevo tu clave antes de continuar. La operación queda anotada en el registro de usuarios.