Caja y cierre

Todo el dinero que entra y sale de una caja queda anotado: los cobros de los tickets, los cobros de facturas hechos en esa caja, las entradas y salidas de efectivo y las aperturas del cajón. Al final del día, el cierre de caja compara lo que dice el programa con el dinero contado.

Entradas y salidas de efectivo

Anota cualquier movimiento de efectivo que no sea una venta: meter cambio, pagar a un proveedor en efectivo, llevar dinero al banco…

1. Pulsa Ent. / Sal. en el terminal (sin ningún ticket en curso) o TPV › Añadir Movimiento.
2. Elige el Tipo de Movimiento: Entrada Efectivo o Salida Efectivo.
3. Revisa la Fecha y la hora, escribe el Importe, la Divisa, el Detalle (motivo) y, si quieres, Observaciones.
4. Abre Cajón abre el cajón para meter o sacar el dinero (queda anotado en el registro).
5. Pulsa Guardar.

El movimiento se asigna a la caja del terminal y suma (o resta) en el Resultado Calculado del cierre. Si este equipo no tiene punto de venta, el programa pide uno.

Abrir el cajón sin venta

Abrir Cajón (en el terminal) abre el cajón sin hacer una venta, por ejemplo para dar cambio.

1. Pulsa Abrir Cajón.
2. Escribe el motivo (mínimo 15 caracteres).
3. Pulsa Abrir y confirma.

La apertura queda anotada en el registro con el motivo, la hora y el vendedor. El botón solo está disponible si la impresora de tickets del terminal tiene configurada la orden de apertura del cajón.

Registro de movimientos

TPV › Registro Movimientos (o Registro en el terminal) muestra, día a día, todo lo que ha pasado en una caja:

Elige la caja y el día; Día Anterior y Día Siguiente cambian de día y Actualizar vuelve a cargar. Cada fila muestra la hora, el usuario, el importe, el medio de pago, el terminal y el documento.

Cierre de caja

El cierre (o arqueo) se hace al final del día o del turno: se cuenta el dinero del cajón, se compara con lo que dice el programa y se decide cuánto se retira y cuánto se deja de cambio para el día siguiente. Todo lo hecho desde el cierre anterior (tickets, cobros, movimientos) queda asignado a este cierre.

Se abre con Arqueo en el terminal (sin ticket en curso) o con TPV › Realizar Cierre.

Paso a paso

1. Revisa los avisos. Al abrir, el programa avisa si hay tickets Abiertos o Pendientes de cobro en el periodo. Pulsa Mostrar junto a cada contador para verlos; cóbralos o ciérralos antes de seguir.

2. Comprueba la cabecera: Caja, Fecha y hora del cierre, Cierre Anterior (desde cuándo se cuenta) y Cambio Inicial (lo que se dejó en el cajón en el cierre anterior).

3. Cuenta el efectivo. En Efectivo, escribe cuántos billetes hay de cada valor (500 € a 5 €) y cuántas monedas (2 € a 1 céntimo). El programa calcula Total Billetes, Monedas y Total Caja.

4. Decide lo que queda y lo que se retira. En Movimientos, escribe en Quedan cuántos billetes de cada valor dejas como cambio; Retirados se calcula solo. El botón de copiar pasa todos los billetes contados a Quedan. En Monedas / Otros escribe el importe en monedas que retiras. Abajo se ve el Total Retirado.

5. Revisa el resultado:

   Campo	Cálculo
   Resultado Calculado	Cambio inicial + cobros en efectivo − pagos en efectivo + entradas − salidas. Es lo que debería haber en el cajón.
   Total Caja	Lo que has contado.
   Diferencia	Total Caja − Resultado Calculado. Si es de 50 céntimos o más se indica SOBRAN o FALTAN.
   Cambio Siguiente Caja	Total Caja − Total Retirado. Será el Cambio Inicial del próximo cierre.

6. Añade Observaciones si hay algo que explicar (por ejemplo, el motivo de una diferencia).

7. Pulsa Guardar. El resumen del cierre se imprime en la impresora de tickets.

El programa no deja guardar si en algún billete Quedan más de los contados (retirado negativo), y pregunta si de verdad quieres dejar la caja sin billetes de cambio.

Qué más muestra el cierre

En la pestaña General, además del recuento:

• Cobros: por Efectivo, Tarjeta, Cheque y Otros, con el Total Operaciones.
• Pagos: los pagos hechos desde la caja, con el mismo desglose.
• Otros Conceptos: Entradas, Salidas y Total Otros.
• Desglose Ventas: total de ventas y, por cada Serie, los tickets incluidos (del número al número) y su total.

La barra Cierre Caja tiene:

• Abrir Cajón: abre el cajón para contar el dinero.
• Actualizar Importes: vuelve a calcular con lo hecho hasta ahora (por ejemplo, si se ha cobrado un ticket pendiente mientras el cierre estaba abierto).
• Imprimir Resultado: imprime el resumen en la impresora de tickets.
• Mostrar Asiento: el asiento contable que generará el cierre.
• Recálculo Completo (solo en cierres ya guardados): vuelve a incluir lo que se quedó fuera, dentro de las fechas del cierre.

La caja solo se puede cambiar con el permiso Administrar Cajas.

Pestañas Registro, Tickets y Artículos

• Registro: todos los movimientos incluidos en el cierre (como el registro de movimientos). Añadir Movimiento anota una entrada o salida dentro del cierre; Modificar (o doble clic) abre un cobro para corregirlo (por ejemplo, un cobro anotado en efectivo que fue con tarjeta). Los demás movimientos no se pueden modificar.
• Tickets: los tickets del cierre. Modificar Cobro (o doble clic) corrige el cobro de un ticket que tiene un solo cobro; si tiene varios, usa la pestaña Registro.
• Artículos: las líneas vendidas, con familia, artículo, talla y color, precios, descuentos, unidades e importe.

Las pestañas Registro y Tickets se pueden Exportar a Excel.

Diferencias de caja

Si la Diferencia no es cero:

1. Vuelve a contar el dinero y revisa lo escrito en cada billete y moneda.
2. Revisa la pestaña Registro: cobros con un medio de pago equivocado (efectivo en lugar de tarjeta), entradas o salidas sin anotar, aperturas de cajón.
3. Revisa los tickets Pendientes y Abiertos: no suman en la caja hasta que se cobran.
4. Corrige lo que proceda (Modificar el cobro, Añadir Movimiento) y pulsa Actualizar Importes.
5. Si la diferencia persiste, guarda el cierre y explícala en Observaciones. Queda registrada en el cierre.

Cierres anteriores

TPV › Cierres Caja (o Tesorería › Cierres Caja) lista los cierres del año elegido, con mes, fecha, caja, número, cambio inicial y final, total retirado, total de ventas, resultado (diferencia), usuario y observaciones. Con el permiso Mostrar Totales Acumulados se ven los totales al pie.

• Añadir: hace un cierre nuevo (como Realizar Cierre).
• Modificar (o doble clic): abre el cierre para consultarlo, corregir el recuento o las observaciones y volver a guardarlo.
• Eliminar: borra el cierre. Los tickets, cobros y movimientos que incluía vuelven a quedar sin cerrar y entrarán en el próximo cierre.

Consultar y reimprimir un cierre

1. TPV › Cierres Caja.
2. Elige el año y localiza el cierre por fecha y caja.
3. Haz doble clic (o Modificar). Se abre con todos sus datos.
4. Pulsa Imprimir Resultado para volver a imprimir el resumen en la impresora de tickets de este terminal.
5. Pulsa Cancelar para salir sin cambiar nada.

El resumen impreso lleva la fecha y la caja, el total Retirado, el Descuadre (Sobran o Faltan), los cobros en efectivo, tarjetas, talones y otros, las entradas y salidas, y los números de tickets de cada serie.

El verificador de cajas es una herramienta interna del servicio técnico y no está disponible en el uso normal del programa.

Resumen de pagos

TPV › Resumen Pagos (grupo Estadísticas) suma los cobros de las facturas de venta (tickets incluidos) por medio de pago y por almacén, entre dos fechas.

1. Elige De Fecha y A Fecha (o un periodo).
2. Marca los Almacenes (hasta 20; cada uno es una columna).
3. Pulsa Actualizar.

Cada fila es un medio de pago, con una columna por almacén y el total. Exportar Excel e Imprimir sacan el resumen. Necesita el permiso Generar Estadísticas de Artículos.

Contabilidad del TPV

Los tickets y los movimientos de caja se contabilizan por cierre de caja, no ticket a ticket. Al generar un lote, marca la casilla Tickets y Caja TPV. Antes de contabilizar, Mostrar Asiento en el cierre enseña el asiento que se generará.