Actividades grupales

Las actividades grupales (pilates, yoga, escuela de espalda, talleres…) se cobran por mes a cada asistente, normalmente con un recibo domiciliado. El plugin lleva la lista de asistentes de cada mes, la asistencia a cada sesión y genera las facturas del mes y la remesa bancaria.

Los asistentes son clientes del programa (no fichas de paciente): quien se apunta a una actividad debe existir como cliente, con su forma de pago y su cuenta bancaria si paga por domiciliación (ver Clientes).

Puesta en marcha

1. Los artículos que se cobran (cuota mensual, matrícula…) con su precio e IVA.
2. Una serie de facturas para los recibos: en la ficha de la serie, marca Serie facturación para los recibos de las actividades grupales. Es la serie que se propone al generar los recibos (ver Series).
3. Una forma de pago de recibo domiciliado, cuyo medio de pago se remese al banco (ver Formas de pago y Remesas).
4. Las actividades (ver más abajo).

Lista de actividades

Agenda › Actividades Grupales lista las actividades. Botones: Añadir, Modificar, Eliminar, Asistentes (los asistentes de la actividad seleccionada, ver Asistentes) y Generar Recibos (ver Recibos).

La actividad

• General: Código, Detalle, Especialidad, Observaciones, los Meses Actividad en que se realiza (Todos / Ninguno) y Actividad Inactiva.
• Cargos: los artículos que se cobran cada mes. Añadir pide el Artículo, las Unidades, unas observaciones e Incluir como cargo automáticamente. (se marca solo en cada asistente). Artículo abre la ficha del artículo.

Asistentes de cada mes

Asistentes muestra, para la actividad, los asistentes de un año y un mes (desplegables de arriba), con sus datos de contacto, forma de pago, IBAN, Sesiones a las que ha asistido, importe y si se ha procesado. Una franja de color a la izquierda indica el estado: rojo (pendiente de cobro), verde (cobrado o facturado), gris (no asiste ese mes).

Botones: Añadir Asistente (busca el cliente; no se puede añadir dos veces el mismo), Modificar (o doble clic), Eliminar (solo si no está procesado), Copiar Anterior, Generar Recibos y Exportar Excel.

Cómo empezar un mes nuevo

1. Abre Asistentes de la actividad y elige el mes nuevo (que debe estar vacío).
2. Pulsa Copiar Anterior y confirma: se copian los asistentes del mes anterior con sus cargos.
3. Añade las altas con Añadir Asistente y elimina las bajas con Eliminar.

El asistente

La ficha del asistente en el mes:

• General: Asistente, NIF, Mes, Año, Sesiones (las que ha asistido, según la lista de asistencia), El cliente no ha asistido este mes a la actividad., Actividad Facturada. (informativo) y Observaciones.
• Cargos: los artículos de la actividad con Sel., Precio, Uds. e Importe, como en los cargos de una visita. Recargar Cargos vuelve a cargar los artículos de la actividad, conservando las unidades, precios y marcas que ya tenía. Los cargos de un asistente ya procesado no se pueden cambiar.

Sesiones en la agenda y asistencia

Las sesiones de la actividad se ponen en la agenda del profesional como citas de cargo interno con la actividad elegida:

1. En la agenda, Añadir Cita › Añadir Múltiple.
2. Elige el Profesional, la Especialidad, el periodo, la Hora, la Duración y los Días de la semana.
3. Marca Cargo Interno y elige la Actividad Grupal. No hace falta paciente.
4. Crear.

Las sesiones se ven en la agenda con el icono de grupo y el nombre de la actividad, y no se cobran como visitas: la actividad se cobra por mes a cada asistente. Al cancelar una sesión en la agenda se elimina (si es de un grupo, el programa pregunta si quieres eliminar todas).

Pasar lista

1. En la agenda, botón derecho sobre la sesión › Asistentes Actividad.
2. Se listan los asistentes del mes de esa sesión. Marca Asistido en los que han venido; se guarda al momento.
3. Cerrar.

Con cada marca se recalculan las Sesiones del mes del asistente; quien no tiene ninguna sesión marcada queda como No Asiste. Desde esta ventana también se puede Añadir Asistente, Modificar, Eliminar y Copiar Anterior.

Cobrar o facturar a un asistente

Con el botón derecho sobre un asistente, en Asistentes:

• Cobrar: hace un ticket con los cargos del asistente y abre la ventana de cobro del TPV (ver Cobrar una visita).
• Opciones Facturación: Asignar Factura o Ticket, Crear Factura, Crear Albarán, Abonar y Mostrar Documento, que funcionan igual que en las visitas (ver Cobro y facturación).

El documento se hace al cliente del asistente o, si su ficha indica otro cliente al que facturar, a ese cliente. El documento indica el mes y el año de la actividad.

Generar los recibos del mes

Generar Recibos (en la lista de actividades o en Asistentes) crea una factura para cada asistente del mes y prepara la remesa:

• Serie Facturación: se propone la serie de recibos de actividades.
• El año, el mes y las Actividades que se incluyen (los botones junto a la lista marcan todas o ninguna). Actualizar recarga la lista.
• Se listan los asistentes no procesados. La columna Generar viene marcada en los que tienen una forma de pago domiciliada (con un medio de pago que se remesa) y un IBAN válido.
• Imprimir copia de las facturas generadas imprime cada factura al crearla.

Cómo cobrar el mes por domiciliación

1. Pasa lista durante el mes, o revisa en Asistentes quién ha asistido y sus cargos.
2. Abre Generar Recibos y elige el mes y las actividades.
3. Revisa la columna Generar: desmarca a quien no deba pagar este mes (por ejemplo, los que tienen No Asiste) y comprueba a quién no se le ha marcado (sin domiciliación o sin IBAN válido: cóbrales de otra forma).
4. Pulsa Generar y confirma. Se crea una factura por asistente en la serie elegida, con su forma de pago domiciliada.
5. El programa pregunta si quieres hacer la remesa bancaria ahora; si contestas que sí, se abre la remesa de recibos (ver Remesas). También puedes hacerla después desde Agenda › Remesas Bancarias.