Órdenes de trabajo
Una orden de trabajo (OT) es un encargo concreto: qué hay que hacer, para qué cliente, quién lo hace y en qué estado está. Los partes de horas se explican en Partes de trabajo, y el material, la facturación y el margen en Material, facturación y margen.
La lista de órdenes
Ventas › Albaranes › Órdenes de Trabajo. Muestra las órdenes creadas en el año elegido arriba, con:
- Estado, Prioridad y Tipo Act., cada uno con su color.
- Código, referencia, cliente, instalador y contacto.
- Fechas de creación, de modificación, de inicio y de fin (las dos últimas salen de los partes).
- Act. (número de partes), Seg. (número de notas de seguimiento) y UTs (horas de los partes).
Funciona como las demás listas: fila de filtro, lupa, orden y agrupación por columnas.
- Por defecto se ocultan las órdenes finalizadas y revisadas. Las finalizadas pendientes de revisar siguen visibles, para que la oficina no se olvide de revisarlas. El interruptor Mostrar Finalizadas las muestra todas.
- Con el permiso Solo Mostrar ORs Asignadas, un usuario que es instalador solo ve las órdenes que tiene asignadas.
En el panel lateral:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Añadir, Modificar, Eliminar | Crear, abrir o borrar una orden. Doble clic sobre una fila también la abre. |
| Trabajo Sin Orden | Los partes que no están asignados a ninguna orden (ver). |
| Resumen Actuaciones | Todos los partes de un mes (ver). |
| Resumen Órdenes de Trabajo | Las órdenes de un mes con sus totales y su margen (ver). |
| Estado Instaladores | En qué orden está trabajando cada técnico (ver). |
Cómo encontrar una orden antigua
- Elige el año en que se creó la orden.
- Activa Mostrar Finalizadas si ya está finalizada y revisada.
- Escribe en la fila de filtro (por ejemplo, en Código o en la referencia) o usa la lupa.
La orden de trabajo
En la cabecera:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Código | Se genera solo al abrir una orden nueva: año y mes (aamm) y un correlativo de cuatro cifras que empieza cada mes (por ejemplo, 26100007). |
| Referencia | Texto obligatorio que identifica el trabajo. Delante se ve el código del tipo de actuación. |
| Tipo Actuación | El tipo de trabajo (obligatorio). Si el tipo está vinculado a clientes, la orden debe tener cliente. |
| Estado y Prioridad | Ver las tablas de abajo. Una orden nueva empieza en Espera y prioridad Media. |
| Instalador Asignado | El técnico responsable. Solo se ofrecen los agentes instaladores. La X lo quita. |
| Presupuesto | El presupuesto de origen, si lo hay. Rellena el cliente y es la base del margen. El botón de al lado abre el presupuesto. |
| Cliente | A quién se hace el trabajo. Las opciones Fiscal / Comercial eligen por qué nombre se busca; la lupa abre el buscador de clientes. Si la orden tiene presupuesto, el cliente es el del presupuesto. |
| Contacto y Teléfono | Con quién hablar en la obra. |
| Almacén | Almacén del que sale el material (obligatorio; por defecto, el del usuario). |
| Orden de trabajo no facturable | Trabajo que no se facturará (garantía, trabajo interno…). Es informativo: se ve en el resumen de órdenes. |
| Estado | Color | Uso |
|---|---|---|
| Espera | amarillo | Esperando material u otra cosa. |
| Pendiente | naranja | Pendiente de que el instalador empiece. |
| Iniciado | azul | En curso. |
| Incidencia | rojo | Hay un problema que resolver. |
| Finalizado | verde | Terminado. |
| Cancelado | negro | No se hará. |
Prioridades: Baja (azul), Media (verde), Alta (naranja) y Urgente (rojo).
El pie tiene Guardar, Cancelar y Revisada (ver Revisar una orden).
Pestaña General
- Detalle: qué hay que hacer, con formato (negritas, listas…). Es lo que lee el técnico.
- Observaciones: notas internas.
- Fecha Creación, Usuario Creación, Última Modificación y Usuario Modificación.
- Fecha Inicio y la fecha de fin: se calculan con el primer y el último parte de la orden.
- Las casillas Finalizada y Revisada, con la fecha y el Usuario Revisión.
Cómo crear una orden de trabajo
- Ventas › Albaranes › Órdenes de Trabajo y pulsa Añadir. La orden recibe su código al abrirse.
- Elige el Tipo Actuación y escribe la Referencia (por ejemplo, Instalación aire acondicionado oficina).
- Si hay presupuesto, búscalo en Presupuesto: el cliente se rellena solo. Si no, elige el Cliente.
- Indica Contacto y Teléfono de la obra.
- Asigna el Instalador Asignado y ajusta Estado y Prioridad (por ejemplo, Pendiente y Alta).
- En la pestaña General, escribe el Detalle del trabajo.
- Si hace falta, marca la dirección en la pestaña Ubicación.
- Pulsa Guardar.
Cómo crear una orden a partir de un presupuesto
- Comprueba que el presupuesto está guardado (normalmente, aceptado por el cliente).
- En la lista de órdenes, pulsa Añadir.
- En Presupuesto, escribe la serie, el número o el nombre del cliente y elige el presupuesto. El cliente se rellena con el del presupuesto y no se puede cambiar mientras esté vinculado.
- Completa el resto de la orden y pulsa Guardar.
La base imponible del presupuesto es el Total Presupuesto con el que se calcula el margen (ver Margen). Para cambiar de presupuesto, quítalo con la X y elige otro.
Cómo cambiar el estado o reasignar una orden
- Abre la orden (doble clic en la lista).
- Cambia Estado, Prioridad o Instalador Asignado.
- Si el cambio tiene un motivo (falta material, el cliente no estaba…), añade una nota en Seguimiento.
- Pulsa Guardar.
Cómo cancelar una orden que no se hará
- Abre la orden y pon el Estado en Cancelado.
- Añade una nota de seguimiento con el motivo.
- Pulsa Guardar.
Una orden cancelada sigue en la lista mientras no esté finalizada y revisada. Para quitarla de la vista, márcala como Finalizada y revísala (ver Revisar).
Ubicación
La pestaña Ubicación guarda la dirección del trabajo y su posición en el mapa.
Cómo marcar la ubicación de una obra
- En la pestaña Ubicación, escribe la dirección en Ubicación (con indicaciones de acceso si hace falta).
- Acerca el mapa con la rueda del ratón hasta encontrar el sitio.
- Haz doble clic en el punto exacto: se rellenan Latitud y Longitud y aparece la chincheta.
- Pulsa Guardar.
Eliminar Punto borra la posición. Al abrir una orden con posición, el mapa se centra en ella.
Seguimiento
La pestaña Seguimiento guarda notas fechadas de la orden: llamadas del cliente, incidencias, avisos al técnico… Cada nota guarda el usuario que la escribió. Tiene Añadir, Modificar, Eliminar, Actualizar y Exportar Excel.
En la nota:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Fecha | Fecha de la nota (por defecto, hoy). |
| Usuario | Quién la escribió (automático). |
| Detalle | El texto de la nota (obligatorio). |
| Leído | Si el destinatario (normalmente el técnico) la ha leído. Cuando la lectura queda registrada, la lista muestra Fecha Lec. y Leído Por. |
Cómo añadir una nota de seguimiento
- Abre la orden y ve a la pestaña Seguimiento.
- Pulsa Añadir.
- Ajusta la Fecha si la nota es de otro día y escribe el Detalle.
- Pulsa Guardar. La nota se suma al contador Seg. de la lista.
Finalizar y revisar
Una orden pasa por dos cierres:
- Finalizada: el técnico ha terminado el trabajo.
- Revisada: la oficina ha comprobado los partes, el material y la facturación. Hasta entonces, la orden sigue en la lista aunque esté finalizada.
Cómo finalizar una orden
Hay dos maneras:
- Desde el último parte: al guardar un parte con Actuación finaliza orden de trabajo, la orden queda finalizada y su estado pasa a Finalizado (ver el parte). Es lo habitual cuando el técnico cierra el trabajo desde el móvil.
- A mano: abre la orden, marca Finalizada en la pestaña General, pon el Estado en Finalizado y pulsa Guardar.
Cómo revisar una orden
- Abre la orden finalizada.
- Comprueba los partes en Actuaciones y los documentos y el margen en Resultado (ver).
- Comprueba que el trabajo está facturado, si se debe facturar (ver Cómo facturar una orden).
- Marca la casilla Revisada de la pestaña General y pulsa el botón Revisada del pie. La orden se guarda como revisada, con la fecha y tu usuario en Usuario Revisión, y desaparece de la lista (salvo con Mostrar Finalizadas). Si está activado, se envía el aviso Trabajo Revisado.
Para reabrir una orden, desmarca Finalizada (y Revisada, si lo estaba), cambia el estado y guarda.
Avisos por correo
El módulo añade tres tipos de aviso al sistema de notificaciones. Los envía el servicio del servidor (BackgroundWorker), no el programa.
| Aviso | Cuándo se envía | A quién |
|---|---|---|
| Trabajo Finalizado | Cuando se finaliza una orden (en los 15 días siguientes, si el servicio estaba parado). | A los destinatarios del aviso, con el asunto [INTERNO] (y, si la orden tiene presupuesto, a quien indique la configuración del aviso, como el comercial del presupuesto). Si la orden tiene presupuesto, también al cliente, con un mensaje de cortesía. |
| Trabajo Revisado | Cuando se revisa una orden. | A los destinatarios del aviso (interno). |
| Estado Trabajos | Una vez al día, los días laborables a partir de las 18:30. | A los destinatarios del aviso: una tabla con las órdenes sin finalizar y las finalizadas en los últimos días, con su prioridad, la última actuación y si están terminadas. |
Cómo activar los avisos
- Abre las notificaciones y añade una nueva.
- Elige el tipo (Trabajo Finalizado, Trabajo Revisado o Estado Trabajos).
- Añade los Destinatarios (por ejemplo, el responsable técnico y la administración).
- Revisa la plantilla y guarda.
Usuario avanzadoDatos que añade el módulo
- Campo Orden Trabajo en albaranes de venta y de compra y en facturas de venta.
- En los agentes, la orden en la que trabajan ahora y desde cuándo (los actualiza la aplicación móvil).
- Permisos: Órdenes de Trabajo y, dentro, Solo Mostrar ORs Asignadas.