Partes de trabajo

Cada actuación es un parte de trabajo: quién fue, qué día, de qué hora a qué hora, cuántas personas y qué se hizo. Normalmente llegan desde la aplicación móvil del técnico, con la firma del cliente; también se pueden añadir y corregir a mano desde el programa.

Las horas de los partes, multiplicadas por su coste, son la mano de obra de la orden, con la que se calcula el margen.

Pestaña Actuaciones

En la orden, la pestaña Actuaciones lista sus partes con el instalador, la fecha, las horas (De, A, UT), el número de técnicos (Téc.) y de ayudantes (Ayu.), sus precios e importes, el Importe total y quién firmó.

La barra tiene Añadir, Modificar (o doble clic), Eliminar, Actualizar, Asignar Trabajo (ver) y Exportar Excel.

Al guardar o eliminar un parte se recalculan en la orden la fecha de inicio (la del primer parte), la fecha de fin (la del último), el número de partes, las horas y los importes de mano de obra.

El parte

Campo Qué es
Agente / Instalador Quién hizo el trabajo (obligatorio). Al elegirlo se cargan los precios por hora.
UID Identificador del parte (automático). Evita duplicados cuando el parte llega desde el móvil.
De Fecha, De y A Día y horas de inicio y de fin (obligatorios). UT son las horas del parte; se calculan solas.
Técnicos y su Precio Cuántos técnicos fueron (por defecto, 1) y el coste por hora de cada uno. Importe = técnicos × precio × horas.
Ayudantes y su Precio Igual, para los ayudantes (por defecto, 0).
Total UTs e Importe Horas totales (personas × horas) e importe total del parte.
Detalle Qué se hizo.
Persona Firma / Entregado a Quién dio la conformidad. Debajo se ve la firma recogida en el móvil.
Actuación con extras no incluidos Trabajo fuera del presupuesto. Su importe se suma aparte, en Total Extras, y no reduce el margen del presupuesto.
Actuación finaliza orden de trabajo Al guardar el parte, la orden queda finalizada y su estado pasa a Finalizado.
Fecha Añadido Cuándo se registró el parte.

Cómo registrar un parte a mano

  1. Abre la orden y ve a la pestaña Actuaciones.
  2. Pulsa Añadir.
  3. Elige el Agente / Instalador: se cargan los precios por hora.
  4. Indica De Fecha, la hora de inicio (De) y la de fin (A). Las UT se calculan solas.
  5. Ajusta el número de Técnicos y de Ayudantes, y sus precios si hace falta.
  6. Escribe el Detalle de lo que se hizo y, si lo hay, quién firmó en Persona Firma / Entregado a.
  7. Pulsa Guardar. El parte aparece en la lista y la orden actualiza sus fechas, horas e importes.

Cómo registrar un parte con ayudantes

Ejemplo: un técnico y dos ayudantes trabajan de 8:00 a 12:30.

  1. Crea el parte como en el apartado anterior, con De 8:00 y A 12:30: UT = 4,5.
  2. Deja Técnicos en 1 y pon Ayudantes en 2.
  3. Si el ayudante tiene otro coste, escribe su Precio.
  4. Comprueba Total UTs (3 personas × 4,5 = 13,5 horas) y el Importe total, y guarda.

Cómo registrar un trabajo extra

Cuando el cliente pide algo que no estaba en el presupuesto:

  1. Registra un parte aparte solo con las horas del trabajo extra.
  2. Marca Actuación con extras no incluidos.
  3. Guarda. Su importe se ve en Total Extras de la pestaña Resultado y no se descuenta del margen del presupuesto (ver Margen). Recuerda facturar ese extra aparte.

Cómo registrar un trabajo que pasa de medianoche

Las horas se calculan dentro del mismo día: si la hora A es anterior a la hora De, las horas salen negativas. Divide el trabajo en dos partes:

  1. Un parte del primer día, de la hora de inicio a 23:59.
  2. Otro parte del día siguiente, de 0:00 a la hora de fin.

Cómo cerrar la orden con el último parte

  1. Registra el último parte del trabajo.
  2. Marca Actuación finaliza orden de trabajo.
  3. Guarda. La orden queda finalizada, con el estado Finalizado, y queda pendiente de que la oficina la revise. Si está activado, se envía el aviso Trabajo Finalizado.

Partes sin orden

A veces el técnico registra un trabajo antes de que exista la orden (por ejemplo, una urgencia). Esos partes quedan sin orden.

Trabajo Sin Orden (panel lateral de la lista de órdenes) abre la ventana Actuaciones Realizadas con los partes sin orden. Desde ella se pueden Añadir, Modificar, Eliminar y exportar a Excel.

Cómo asignar partes sin orden a una orden

  1. Crea la orden (o abre la existente) y guárdala.
  2. En la pestaña Actuaciones, pulsa Asignar Trabajo. La ventana Asignar Actuaciones lista todos los partes sin orden.
  3. Marca los partes de este trabajo (o usa Marcar › Todos / Marcar › Visibles después de filtrar, por ejemplo, por instalador o fecha).
  4. Pulsa Asignar y confirma.
  5. Pulsa Guardar en la orden para que actualice sus fechas y sus horas.

Estado de los instaladores

Estado Instaladores (panel lateral de la lista de órdenes) muestra cada agente instalador con su código, móvil, e-mail, fecha de alta y si está de baja, junto con la orden en la que está trabajando ahora (Código, Referencia e Inicio Trabajo). El indicador es verde si está trabajando y rojo si no. Esta información la comunica la aplicación móvil del técnico.

Cómo ver qué está haciendo un técnico

  1. En la lista de órdenes, pulsa Estado Instaladores.
  2. Pulsa Actualizar para ver el estado más reciente.
  3. Selecciona al técnico y pulsa Abrir Orden para abrir la orden en la que trabaja. Si está trabajando sin orden, se abre Trabajo Sin Orden.

Resumen de actuaciones

Resumen Actuaciones (panel lateral de la lista de órdenes) lista todos los partes de un año y un mes (o de todo el año, con (Todos)), con su orden, el estado y la prioridad de la orden, el cliente, el tipo de actuación, las horas, los técnicos y ayudantes, los importes y si es un extra. Incluye también los partes sin orden.

Modificar Orden abre la orden del parte seleccionado.

Cómo sacar las horas de un mes por orden

  1. Abre Resumen Actuaciones y elige el año y el mes.
  2. Arrastra el título de la columna Orden (o Cliente) a la franja de agrupación.
  3. Cada grupo muestra la suma de sus horas (UT), y el pie de la lista, los totales de horas, personas e importes. Si lo necesitas, exporta la lista a Excel (ver Listas).