Material, facturación y margen
El material de una orden y su facturación se hacen con los albaranes y facturas normales del programa, vinculados a la orden. La orden reúne esos documentos con los partes de trabajo y los compara con el presupuesto para calcular el margen.
Se pueden vincular a una orden tres tipos de documento:
| Documento | Para qué | Qué cuenta en el margen |
|---|---|---|
| Albarán de venta | El material que se entrega o se instala en la obra. | Su coste (no su precio de venta). |
| Factura de venta | La factura al cliente. | Su coste. |
| Albarán de compra | Compras hechas expresamente para la obra (material, subcontratas). | Su base imponible. |
Vincular documentos a la orden
Hay dos maneras:
- Desde la orden: en la pestaña Resultado, Añadir y el tipo (Albarán Venta, Factura Venta o Albarán Compra). El documento nuevo se abre ya vinculado a la orden y, en los de venta, con el cliente de la orden.
- Desde el documento: en los albaranes de venta y de compra y en las facturas de venta, el panel de opciones tiene el campo Orden Trabajo. Busca la orden por su referencia, su código o el nombre del cliente. La X de al lado la desvincula.
Cómo añadir el material de la obra
- Abre la orden y ve a la pestaña Resultado.
- Pulsa Añadir › Albarán Venta. Se abre un albarán con el cliente y la orden ya puestos.
- Añade las líneas del material (al guardar el albarán se descuenta el stock del almacén).
- Guarda y cierra el albarán. Aparece en Documentos y su coste se suma a Total Documentos.
Cómo imputar una compra a la obra
- En la pestaña Resultado de la orden, pulsa Añadir › Albarán Compra.
- Elige el proveedor y añade las líneas de lo comprado para esta obra.
- Guarda. Su base imponible se suma a Total Documentos.
Cómo vincular un documento que ya existe
- Abre el albarán o la factura.
- En el panel de opciones, en Orden Trabajo, escribe parte de la referencia, el código de la orden o el cliente, y elige la orden.
- Guarda el documento.
- En la orden, pulsa Actualizar en la pestaña Resultado para ver el documento y el nuevo total.
Pestaña Resultado
La pestaña Resultado reúne todo lo que cuesta y rinde la orden.
Documentos: los albaranes de venta, facturas de venta y albaranes de compra vinculados, con un icono por tipo, número, referencia, obra o servicio, departamento e Importe (el coste o la base, según la tabla de arriba). Debajo se ven las líneas del documento seleccionado. La barra tiene Añadir, Modificar Documento (lo abre), Actualizar y Exportar Excel.
Comparativa Documentos:
| Dato | Cómo se calcula |
|---|---|
| Total Presupuesto | Base imponible del presupuesto de origen. Solo se muestra si la orden tiene presupuesto. |
| Total Trabajos | Importe de todos los partes (horas por su coste). |
| Total Extras | Importe de los partes marcados como extras. |
| Total Documentos | Coste de los albaranes y facturas de venta más la base de los albaranes de compra. |
| Margen | (Presupuesto − (Trabajos + Documentos − Extras)) / Presupuesto, en %. Solo con presupuesto. |
| Imp. Óptimo | Lo que se puede gastar en mano de obra manteniendo el margen óptimo: Presupuesto − Documentos − margen óptimo. |
| Máx. Trabajo | Lo mismo con el margen mínimo: a partir de aquí, la orden pierde margen por debajo del mínimo. |
| % Consumido | Parte del Imp. Óptimo ya gastada en mano de obra (Total Trabajos). |
Imp. Óptimo, Máx. Trabajo y % Consumido muestran N/D hasta que la orden tiene presupuesto y algún documento vinculado.
El margen
El margen compara el presupuesto con lo que realmente ha costado la obra: la mano de obra de los partes y el coste del material. Los extras se restan porque son trabajo fuera del presupuesto: se facturan aparte y no deben comerse el margen previsto.
El recuadro del margen se colorea según los márgenes de Configuración › Gestión:
| Color | Margen |
|---|---|
| verde | igual o superior al óptimo |
| naranja | entre el medio y el óptimo |
| rojo | entre el mínimo y el medio |
| rojo oscuro | por debajo del mínimo |
Cómo facturar una orden
Elige una de estas dos formas según cómo trabajéis:
Factura directa desde la orden
Para trabajos que se facturan de una vez al terminar:
- Abre la orden y ve a la pestaña Resultado.
- Pulsa Añadir › Factura Venta. Se abre una factura proforma con el cliente y la orden ya puestos.
- Añade las líneas: el trabajo presupuestado (o las líneas del presupuesto), el material y los extras.
- Guarda la factura y, cuando esté lista, emítela (ver Facturación).
- Vuelve a la orden y pulsa Actualizar en Resultado.
Facturar los albaranes de la obra
Si el material se ha ido entregando con albaranes vinculados a la orden:
- Abre cada albarán vinculado y desmarca Documento no facturable (necesitas el permiso Crear Albaranes No Facturables). Guárdalo.
- Factúralo con el botón Factura del pie, o procésalo desde la lista (ver Procesar documentos).
- Añade a la factura la mano de obra y los extras, guárdala y emítela.
- No vincules la factura resultante a la orden: el coste del material ya cuenta por el albarán.
Trabajos que no se facturan
Para garantías o trabajos internos, marca Orden de trabajo no facturable en la cabecera de la orden. Es una marca informativa: sirve para filtrar estas órdenes en el resumen de órdenes y saber que no se espera factura.
Resumen de órdenes de trabajo
Resumen Órdenes de Trabajo (panel lateral de la lista de órdenes) muestra las órdenes iniciadas en un año y un mes (o todo el año, con (Todos)), según la fecha de su primer parte, con su estado, prioridad, tipo, cliente, instalador, horas y los totales de presupuesto, trabajos, extras y documentos, y el margen con su indicador de color. El pie suma los importes y da el margen medio.
Modificar Orden abre la orden seleccionada.
Cómo ver la rentabilidad de un mes
- En la lista de órdenes, pulsa Resumen Órdenes de Trabajo.
- Elige el año y el mes.
- Ordena por Margen para ver primero las órdenes con menos margen, o agrúpalas por instalador o tipo de actuación.
- Abre con Modificar Orden las que estén en rojo y revisa su pestaña Resultado.
- Si lo necesitas, exporta la lista a Excel (ver Listas).