Cobros y facturación

Los cobros de una estancia (señales, anticipos, pagos del canal y el pago final) se registran en la propia reserva. La factura se crea a partir de la reserva, una a una o todas las pendientes de una vez. El grupo Facturación de Gestión Hotel reúne la facturación, el cierre del mes y los accesos a Facturas (la lista de facturas de venta), Imprimir Facturas (impresión de varias facturas a la vez) y Contabilidad (los lotes contables).

Cobros

La pestaña Cobros de la reserva lista los pagos: fecha, Detalle (medio de pago o TPV), Forma Pago, TPV, importe y Ext. (pagos del canal externo). Botones:

• Añadir, Modificar (o doble clic) y Eliminar.
• Imprimir Recibo: imprime el justificante del cobro seleccionado.
• Solicitar Pago: envía al cliente un enlace de pago (ver Solicitar un pago).
• Recalcular: vuelve a sumar los cobros de la reserva. Úsalo si el total cobrado no coincide con la lista.

El cobro (Detalle Pago) tiene Fecha y Hora, Medio de Pago (obligatorio), Forma de Pago (la forma de pago online, si viene de la web), Importe, Transacción (la operación del TPV virtual, si la hay) y Pago recibido del canal externo.

Al registrar un cobro, el Total Cobros y el Falta Cobrar de la reserva se actualizan, y una reserva Pendiente Confirmación pasa a Confirmada. La reserva se marca como cobrada cuando los cobros suman exactamente el total.

Cómo cobrar una señal

1. Abre la reserva y ve a la pestaña Cobros.
2. Añadir. Comprueba la Fecha y la Hora, elige el Medio de Pago (efectivo, tarjeta, transferencia…) y escribe el Importe de la señal.
3. Guardar. El desglose muestra lo cobrado y lo que falta.
4. Si el cliente quiere justificante, selecciona el cobro y pulsa Imprimir Recibo.
5. Guardar la reserva.

El pago final se registra igual, normalmente al facturar o en el check-out.

Solicitar un pago

Con la web de reservas de ZeroWorks, Solicitar Pago envía al cliente un enlace para pagar con tarjeta. Indica el Nombre Destinatario, el Correo Electrónico, el Importe, hasta cuándo es válido (Válido Hasta) y un Mensaje, y pulsa Enviar Solicitud. Cuando el cliente paga, el cobro aparece en la lista y se actualiza lo que falta por cobrar.

Facturar una reserva

La pestaña Facturas de la reserva lista sus facturas (serie y número, fecha, base, IVA y total). Crear Factura factura la reserva; Modificar (o doble clic) abre la factura; Imprimir la imprime.

La factura se hace en la serie principal de facturas de venta y lleva:

• La estancia: Reserva de 1 habitación del … al … (n noches) con localizador …, con el artículo de facturación de la primera habitación, y debajo una línea por habitación.
• El bloque Cargos Adicionales, con los extras.
• El bloque Tasas y Otros, con las tasas (como la turística).

El cliente es el de la reserva o, si no tiene, el Cliente por Defecto de la serie con los datos del huésped responsable (o, si no hay, los datos de la reserva). Al crearla, se abre la vista previa para imprimirla.

Cómo facturar al terminar la estancia

1. Abre la reserva y comprueba la pestaña Extras: deben estar todos los cargos.
2. Comprueba en Huéspedes que el responsable tiene bien sus datos fiscales (nombre, NIF y dirección).
3. Pestaña Facturas › Crear Factura y confirma.
4. Imprime o envía la factura desde la vista previa.
5. Registra el cobro de lo que falte en Cobros y haz el check-out.

Facturas de diferencia

Si la reserva cambia después de facturarla (por ejemplo, un cargo de última hora), Crear Factura hace otra factura solo con la diferencia: Diferencia facturación reserva con localizador … y los extras nuevos o modificados. Si la reserva ya está facturada por completo, el programa avisa de que no se puede crear la factura.

Facturar a una agencia o empresa

La reserva no tiene campo de cliente: Crear Factura y Facturar Reservas facturan siempre al cliente por defecto de la serie con los datos del huésped responsable. Para facturar una estancia a una agencia o a la empresa del huésped:

1. En la reserva, marca No autofacturar la reserva y Guardar (así no entra en Facturar Reservas ni en el Cierre Mensual).
2. Haz la factura de la agencia en Ventas, con sus conceptos (ver Facturas). Puedes agrupar en ella varias reservas.
3. Anota el número de factura en las Observaciones Internas de la reserva.

Esa factura no queda enlazada a la reserva: la verificación Facturada del check-out seguirá en rojo.

Facturar Reservas

Gestión Hotel › Facturar Reservas factura de una vez las reservas que cumplen todo esto:

• La fecha de salida es anterior a Hasta Fecha (por defecto, el último día del mes anterior).
• No están canceladas y tienen hecho el check-in o el check-out.
• Lo facturado no llega al total.
• No tienen marcada No autofacturar la reserva.

Se usa la Serie Facturación Automática de la configuración; si no está configurada, el programa avisa y no deja facturar.

1. Elige Hasta Fecha y la Fecha Facturas (la fecha que llevarán las facturas).
2. Revisa la lista: todas las reservas salen marcadas (Sel.). Todos y Ninguno marcan o desmarcan las Visibles o todas las Reservas; Modificar Reserva abre una. Abajo se ve el total.
3. Facturar y confirma. Cada reserva se factura como con Crear Factura (solo lo pendiente).

Marcar No Facturar marca No autofacturar la reserva en las reservas seleccionadas y las quita de la lista.

Cierre mensual

Gestión Hotel › Cierre Mensual hace de una vez el cierre del mes. Las opciones:

• Generar Facturas: factura todas las reservas pendientes hasta la fecha tope, igual que Facturar Reservas con todas marcadas.
• Exportar Facturas: guarda en PDF todas las facturas de venta del mes de la Fecha Facturas y una lista en Excel (Lista Facturas.xlsx).
• Generar Contabilidad: genera el lote contable con lo pendiente hasta la fecha tope y lo exporta a la carpeta.

Los archivos se guardan en la Carpeta Raíz Exportación (debe existir), dentro de la Subcarpeta (por defecto, una por año y mes; debajo se ve cómo quedará). El programa recuerda las opciones y las carpetas.

Cómo hacer el cierre del mes

1. Revisa antes en Facturar Reservas qué se va a facturar y marca No Facturar las que no correspondan: el cierre factura todas las de la lista.
2. Gestión Hotel › Cierre Mensual.
3. Marca las opciones, elige la carpeta raíz, Hasta Fecha y Fecha Facturas (por defecto, el último día del mes anterior).
4. Realizar Cierre y confirma. Al terminar, se abre la carpeta del cierre.

Resumen mensual

Gestión Hotel › Resumen Mensual muestra los datos del mes y el año elegidos. Cuenta las reservas por su fecha de entrada y no incluye las canceladas.

• Reservas: las Realizadas y la Media Noches.
• Importes: importe de las reservas, de los extras y de las tasas, base imponible, IVA y total.
• Canales: el importe de las reservas y el porcentaje de reservas de cada tipo de canal: Directo, Web, Externo y Otros.

Los importes de Facturación son los de las reservas; para la facturación real, consulta la lista de facturas.