Huéspedes, check-in y check-out
Esta página explica cómo registrar a las personas que se alojan, cómo hacer la entrada (check-in) y la salida (check-out) y qué comprueba el programa en cada paso.
Huéspedes de la reserva
La pestaña Huéspedes de la reserva lista las personas alojadas, con su nombre, documento, fecha de nacimiento, país y habitación. Añadir, Modificar (o doble clic) y Eliminar (quita el huésped de la reserva, no su ficha). Detalle Huésped abre la ficha completa del huésped.
La ficha del huésped en la reserva tiene:
- NIF/Pasaporte, Nombre, Apellido 1, Apellido 2 y Fecha Nac. (con la edad al lado).
- Dirección, Dirección Alt, CP, Población, Provincia y País (por defecto, España).
- Contacto: Teléfono, Teléfono Alt., Teléfono Móvil y e-mail.
- Habitación: la habitación de la reserva en la que duerme.
- Huésped responsable de la reserva (Principal): el titular. El primer huésped que añades queda marcado; si marcas otro, se desmarca el anterior. Sus datos se usan en la factura cuando la reserva no tiene cliente (ver Facturar).
- Observaciones.
- Documento, con las pestañas Anverso y Reverso: la foto del documento por las dos caras. Obtener la hace con la cámara del equipo; Abrir la carga desde un archivo; Editar y Eliminar.
Son obligatorios el NIF o pasaporte, el nombre, el primer apellido, la fecha de nacimiento y la dirección.
Al escribir el documento y pulsar Intro (o salir del campo), el programa busca si ese huésped ya ha estado en el alojamiento y rellena sus datos. Al guardar, se actualiza su ficha. Mostrar Huésped abre la ficha del huésped.
Cómo registrar a los huéspedes
- Abre la reserva y ve a la pestaña Huéspedes.
- Añadir. Escribe el NIF/Pasaporte y pulsa Intro: si el huésped ya existe, sus datos se rellenan solos.
- Completa o corrige los datos y elige la Habitación.
- En la pestaña Anverso, pulsa Obtener para fotografiar el documento con la cámara (o Abrir para cargar un escaneo). Haz lo mismo en Reverso.
- Guardar. Repite para cada persona, también los menores.
La ficha de huéspedes
Gestión Hotel › Huéspedes es el fichero de todos los huéspedes. La ficha tiene los mismos datos, las fotos del documento (Anverso y Reverso) y la pestaña Reservas, con las reservas del huésped (Mostrar reservas canceladas incluye las canceladas; Modificar abre la reserva).
No se pueden crear dos huéspedes con el mismo documento, ni eliminar un huésped que tenga reservas. Eliminar un huésped borra toda su información y no se puede deshacer.
Check-in
Gestión Hotel › Check In lista las reservas (no canceladas) que entran en un día; por defecto, hoy. Los botones junto a la fecha cambian de día. Columnas: Estado, nombre, entrada, salida, personas, Importe, Cobrado, CheckIn y CheckOut. Modificar Reserva (o doble clic) abre la reserva.
Check In abre la verificación de la reserva seleccionada. El check-in también se puede hacer con el botón Check-In de la ficha de la reserva (que la guarda antes).
Cómo hacer el check-in
- Gestión Hotel › Check In. Selecciona la reserva del cliente que llega.
- Check In. Mira las verificaciones: lo que falta sale con una cruz.
- Si faltan los datos personales, pulsa Modificar Reserva y registra a los huéspedes; al volver, Actualizar.
- Cobra lo pendiente si es tu política (ver Cobros).
- Haz la comunicación del registro de viajeros y marca Reserva notificada a la policía en la reserva.
- Continuar y confirma. La reserva pasa a En Proceso.
Check-out
Gestión Hotel › Check Out funciona igual, con las reservas que salen en el día. Al confirmar, la reserva pasa a Finalizada.
Cómo hacer el check-out
- Revisa que la reserva tenga todos los cargos de la estancia (ver Añadir un cargo).
- Factura la reserva y registra el cobro de lo que falte.
- Gestión Hotel › Check Out, selecciona la reserva y pulsa Check Out.
- Comprueba que las verificaciones están en verde, pulsa Continuar y confirma.
Verificaciones
La ventana de check-in o check-out muestra el localizador, el NIF, la referencia, las fechas y las noches, y estas Verificaciones Realizadas:
| Verificación | Está bien si… |
|---|---|
| Datos Personales | Hay registrados al menos tantos huéspedes como adultos tiene la reserva. |
| Facturada | Lo facturado cubre el total de la reserva. |
| Cobrada | Los cobros cubren el total de la reserva. |
| Notificada Policía | La reserva tiene marcada Reserva notificada a la policía. |
Si falta algo, el programa avisa (Se han encontrado tareas pendientes…) y deja continuar; conviene resolverlo antes. Modificar Reserva abre la reserva (no está disponible si la ventana se ha abierto desde la propia reserva) y Actualizar vuelve a comprobar. El check-in guarda la fecha y hora (o la fecha de entrada, si no se hace el mismo día); el check-out, igual con la fecha de salida.