Agenda y citas
La agenda es el centro del plugin: desde ella se dan las citas, se cancelan, se cobran o facturan y se escribe la historia clínica de cada visita. Esta página explica la agenda y las citas; el cobro está en Cobro y facturación y la historia en Historia clínica.
La agenda
Agenda › Agenda abre el calendario semanal (Agenda Consulta):
- A la izquierda, un minicalendario para saltar a cualquier fecha y la galería de profesionales: marca uno o varios para ver sus citas juntas. Mostrar todos los profesionales. incluye los que tienen el contrato finalizado.
- La barra superior: Actualizar (o F5), Hoy, Añadir Cita (con su desplegable Añadir Múltiple e Indisponibilidad Múltiple), Anterior y Siguiente (semana), Indisponibilidad, Mostrar Registro, Procesar Cargos y Añadir Paciente.
- Mostrar citas canceladas.: sin marcar, se ocultan las citas canceladas de días futuros; las de hoy y días pasados se ven siempre (en rojo).
- Mostrar cambios horario.: muestra como bloques las ampliaciones y reducciones de horario. Sin marcar, se aplican directamente al horario sombreado.
Con un solo profesional seleccionado, sus horas de consulta se ven sombreadas (ver Horario).
Colores e iconos
| Aspecto | Significado |
|---|---|
| Dorado, con estrella | Primera visita |
| Azul | Cargo interno (no se cobra) |
| Icono de grupo | Sesión de una actividad grupal |
| Rojo | Cita cancelada |
| Verde, con marca | Visita procesada: ya cobrada con ticket, facturada o albaranada |
| Bloque rojo | Indisponibilidad del profesional |
| Bloque naranja | Ampliación o reducción de horario (con Mostrar cambios horario.) |
Si a la cita se le ha puesto un Color, se dibuja con ese color. Al pasar el ratón sobre una cita se ve un resumen: paciente y foto, fecha, hora y duración, especialidad, aseguradora (o PRIVADO), observaciones, los cargos marcados y los teléfonos.
Menú de la cita
Con el botón derecho sobre una cita:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Modificar Cita ... | Abre la cita (también con doble clic). |
| Paciente No Presentado ... | Cancela la cita marcando que el paciente no acudió (solo citas de hoy o pasadas). |
| Cancelar Cita ... | Cancela la cita pidiendo el motivo (ver Cancelar). |
| Deshacer Cancelación | Vuelve a activar una cita cancelada que no esté procesada. |
| Próximas Visitas ... | Las citas futuras del paciente (ver Próximas visitas). |
| Añadir Próxima Cita ... | Nueva cita con el mismo profesional, especialidad y paciente. |
| Cobrar | Cobra la visita con ticket (ver Cobrar). |
| Insertar Historia | Añade la entrada de la historia clínica de esta visita (ver Añadir una entrada). |
| Mostrar Historia Clínica | Toda la historia del paciente (pide la clave). |
| Opciones Facturación | Asignar Factura o Ticket, Crear Albarán, Crear Factura, Abonar y Mostrar Documento (ver Cobro y facturación). |
| Mostrar Paciente | La ficha del paciente. |
| Cargos ... | Los artículos que se cobrarán en la visita (ver Cargos). |
Cobrar, Insertar Historia, Crear Factura y Crear Albarán solo se activan cuando la cita ya ha empezado (su hora es anterior a la actual). Las citas de cargo interno no se cobran ni se facturan.
En las sesiones de una actividad grupal el menú es distinto: Asistentes Actividad (pasar lista, ver Asistencia), Modificar Cita ... y Cancelar Cita ....
Con el botón derecho sobre un hueco libre (después de seleccionarlo arrastrando el ratón) aparecen Añadir Cita e Indisponibilidad, ya con esa fecha, hora y duración.
La cita
La ventana Detalle Agenda tiene, a la derecha, el calendario del profesional elegido (con Anterior, Hoy y Siguiente): un clic en una hora libre pone la fecha y la hora de la cita.
- Fecha y Hora. Los botones 1s a 6s mueven el calendario de 1 a 6 semanas más adelante, para elegir la fecha de la siguiente sesión.
- Duración Prevista: de 15 minutos a 2 horas (por defecto, una hora).
- Profesional y Especialidad (solo las especialidades del profesional).
- Paciente: escribe para buscar, o usa el botón de búsqueda. Añadir Paciente (barra superior) crea la ficha de un paciente nuevo.
- Autorización Aseguradora y Aseguradora: si la visita la paga una mutua. Al elegir el paciente se propone su primera autorización o, si no tiene, su aseguradora habitual. El botón junto a la autorización da de alta una nueva; el botón junto a la aseguradora vuelve a poner la del paciente.
- Primera Visita y los datos del paciente nuevo (ver Primera visita).
- Cargo Interno: la cita ocupa la agenda pero no se cobra (reuniones, sesiones sin cargo…). Sin paciente, hay que escribir el motivo en Observaciones.
- Color de la cita en la agenda y Observaciones.
- Ticket Visita: imprime en la impresora de tickets un recordatorio de la cita para el paciente.
Al guardar una cita nueva (que no sea cargo interno), el programa pregunta si quieres imprimir el recordatorio.
Otros datos
La pestaña Otros Datos de la cita:
- Cita cancelada (No se facturará), El paciente no ha acudido a la cita. y el motivo de la cancelación. Lo normal es rellenarlos con Cancelar Cita, desde la agenda.
- Actividad Grupal: solo con Cargo Interno marcado. Convierte la cita en una sesión de esa actividad (ver Sesiones en la agenda).
Cómo dar una cita
- En Agenda, marca el profesional en la galería y ve a la semana con el minicalendario o con Anterior / Siguiente.
- Arrastra el ratón sobre el hueco libre, haz clic con el botón derecho y elige Añadir Cita (o pulsa Añadir Cita en la barra).
- Comprueba Profesional, Especialidad, Fecha, Hora y Duración Prevista.
- Elige el Paciente. Si lo paga una mutua, comprueba la Autorización Aseguradora y la Aseguradora.
- Pulsa Guardar y contesta si quieres imprimir el recordatorio.
Primera visita de un paciente nuevo
Para dar cita a alguien que todavía no tiene ficha:
- Marca Primera Visita.
- Rellena Nombre, apellidos, Fecha Nac., Móvil y Teléfono: son obligatorios el nombre y un teléfono.
- Guarda la cita. No hace falta crear la ficha todavía.
- Cuando llegue el paciente, pulsa Crear Paciente en la cita: se abre la ficha con los datos ya rellenos para completarla. Si no lo haces, el programa abre la ficha automáticamente al cobrar, facturar o insertar la historia de esa visita.
Los cargos de una primera visita son los marcados en la primera visita en la especialidad (ver Especialidades).
Cómo mover una cita
- Haz doble clic sobre la cita (o Modificar Cita ...).
- Cambia la Fecha y la Hora, o haz clic en el nuevo hueco del calendario de la derecha.
- Guardar.
Varias citas a la vez
Añadir Cita › Añadir Múltiple crea una cita en cada día elegido de un periodo, por ejemplo un tratamiento de lunes, miércoles y viernes durante un mes:
- Elige Profesional, Especialidad y Paciente (sin paciente solo si es Cargo Interno).
- Indica De Fecha, A Fecha, Hora y Duración.
- Marca los Días de la semana (de lunes a viernes) y, si quieres, Color, Observaciones, Cargo Interno y Actividad Grupal.
- Pulsa Crear y confirma.
Las citas se crean con la aseguradora del paciente (la autorización se elige luego en cada cita) y quedan agrupadas: al eliminar una, el programa ofrece eliminar todo el grupo.
Cancelar una cita
- Botón derecho sobre la cita › Cancelar Cita ... (o Paciente No Presentado ... si no ha venido).
- Escribe el Motivo Cancelación. En Paciente No Presentado la marca El paciente no ha acudido a la cita. ya viene puesta.
- Continuar.
La cita queda en rojo, no se cobra ni se factura y no aparece en Procesar Cargos. Si ha sido un error, Deshacer Cancelación la vuelve a activar.
Indisponibilidades y cambios de horario
Indisponibilidad (barra de la agenda o botón derecho sobre un hueco) marca un cambio en la disponibilidad de un profesional un día concreto. El Tipo puede ser:
- Indisponibilidad: el profesional no está (vacaciones, formación, gestiones). Se ve como un bloque rojo.
- Reducir Horario: quita esas horas de su horario de consulta ese día.
- Ampliar Horario: añade horas de consulta ese día.
Se indica para Todo el Día o para un Horario Seleccionado (hora y duración), con un Motivo / Detalle. Los botones 1s a 5s avanzan el calendario de 1 a 5 semanas.
Para modificarla o eliminarla: botón derecho sobre ella › Modificar Ind. / Horario o Eliminar Ind. / Horario.
Varios días: indisponibilidad múltiple
Añadir Cita › Indisponibilidad Múltiple crea la misma indisponibilidad o cambio de horario en los días elegidos de un periodo:
- Elige el Profesional y el Tipo.
- Indica De Fecha y A Fecha, y la Hora y Duración o Todo el día.
- Marca los Días (de lunes a viernes), escribe el Motivo y pulsa Crear.
Las entradas creadas quedan agrupadas. Al eliminar una, el programa pregunta si quieres eliminar todo el grupo; en ese caso solo se eliminan las de días posteriores a hoy.
Registro de agenda
Agenda › Registro Agenda (o Mostrar Registro en la agenda) lista las citas de un año y un mes (todos los profesionales), con el paciente, sus teléfonos, número de historia, aseguradora, autorización y si está Procesado. Mostrar citas canceladas. las incluye.
Botones: Añadir ..., Modificar ..., Cancelar, Eliminar y Modificar Paciente. Es útil para buscar una cita sin saber la fecha exacta (con el filtro de las columnas).
Próximas visitas y recordatorios
Próximas Visitas ... (menú de la cita) muestra las citas del paciente desde hoy. Botones:
- Imprimir Recordatorio: imprime en la impresora de tickets un recordatorio con las citas seleccionadas (puedes seleccionar varias para entregar al paciente todas sus próximas sesiones).
- Añadir y Modificar: dar o cambiar una cita del paciente.
- Mostrar Calendario: lleva la agenda a la fecha de la cita seleccionada.
La misma ventana, abierta como Visitas Paciente desde Procesar Cargos, muestra las citas de un mes y año.