Más funciones de los documentos

Funciones de los documentos y de sus listas que no se usan a diario, pero que conviene conocer. Las básicas están en Documentos de venta, Documentos de compra y Facturación.

Factura electrónica (Facturae / FACe)

Las facturas a las administraciones públicas se presentan en formato electrónico Facturae a través de FACe. El programa genera el archivo XML y lo firma con el certificado de la empresa.

Preparar el cliente

En la ficha del cliente (pestaña Facturación), Centros FACe indica los tres códigos que da la administración: oficina contable, órgano gestor y unidad tramitadora. Sin ellos, FACe rechazará la factura.

Generar la factura

1. En Ventas › Facturas, selecciona una o varias facturas emitidas y elige Generar Factura Electrónica en el menú. Las proformas y las facturas simplificadas no se pueden enviar.
2. Comprueba los tres centros (se rellenan con los del cliente) y elige el certificado y su clave. Importar Certificado añade uno nuevo.
3. Pulsa Firmar y Exportar y elige dónde guardar el archivo. Al terminar, el programa ofrece abrir FACe para remitir la factura.

• Exportar genera el archivo sin firmar (por ejemplo, para revisarlo); FACe solo admite archivos firmados.
• Firmar Archivo firma un XML ya generado (el archivo se sobrescribe firmado).
• Modificar Cliente abre la ficha del cliente para corregir sus datos o sus centros.

Presupuestos

Conceptos aceptados

Cuando el cliente acepta solo una parte del presupuesto, Conceptos Aceptados (en la lista de presupuestos, o al cambiar el estado a Aceptado) permite marcar qué líneas acepta. El total del presupuesto se recalcula con las líneas aceptadas y se pueden añadir observaciones internas. Las líneas no aceptadas no pasan al pedido o albarán.

Seguimiento del presupuesto

Seguimiento Presupuesto compara lo presupuestado con lo servido: los albaranes y facturas vinculados al presupuesto (pestaña Seguimiento) frente a las líneas aceptadas (pestaña Presupuesto), con el margen resultante. Un aviso indica si el presupuesto aún no está cerrado.

Importar documentos

El botón Importar de un documento trae líneas de otros documentos del mismo cliente o proveedor: por ejemplo, los albaranes pendientes a una factura, o los pedidos a un albarán. Se ofrecen los documentos en un estado que permite importarlos (presupuestos aceptados, pedidos pendientes o parciales, albaranes pendientes…).

Marca los documentos (Todos / Ninguno) y confirma. Con Mostrar documentos del grupo de facturación se incluyen los de las empresas del grupo.

Varios documentos a la vez

Si abres varios documentos a la vez desde la lista, aparece Selector Documentos: doble clic para pasar de uno a otro.

Packing list y etiquetas

En los albaranes y facturas de venta con partidas (envíos con varias referencias y tallas), Packing List... (en la lista) organiza la mercancía en bultos:

• Distribución Bultos: cada partida con una marca verde si ya está repartida en bultos o roja si falta; los bultos con sus unidades por talla (en rojo si se pasa).
• Recalcular prepara el packing list automáticamente (se pierde la distribución actual). Añadir Bulto, Continuar Bulto, Añadir Resto y Eliminar Bulto lo ajustan a mano.
• Pestaña Packing List: el listado final por bultos con pesos, unidades y volumen.
• Imprimir Etiquetas (de la partida, de una partida o de un bulto) e Imprimir Packing List.
• Guardar actualiza en el documento el peso bruto y neto, el volumen, las unidades y los bultos.

Etiquetas de envío

Etiqueta de Envío... (en pedidos, albaranes y facturas de venta) imprime la etiqueta con la dirección de envío. Si es una hoja de etiquetas, se pueden saltar las etiquetas en blanco del principio.

Recibos

En Tesorería › Vencimientos, menú Impresión:

• Impresión Recibos: imprime los recibos de los vencimientos pendientes de venta por fechas de vencimiento o de factura, cliente y cobradores. Por defecto solo los de medios de pago que emiten recibo; Todos los vencimientos pendientes los incluye todos. Imprimir copia de factura añade la factura.
• Listado Recibos: la misma selección en forma de listado (también de compras).

Las series con No emitir recibo no se incluyen.

Partidas

Una partida es una línea que agrupa variantes de un artículo (tallas, colores, medidas) con su volumen, peso y precios. Al modificarla se abre Detalle Partida: unidades por variante, precios, indicaciones y, en los pedidos de venta, Realizar compra individual. Asignar aplica un precio a varias variantes a la vez.

Las variantes sin unidades se eliminan al guardar la partida.

Más opciones del documento

Consumos

Consumos muestra las unidades de cada artículo que el documento mueve en stock (incluidos los componentes de los artículos compuestos). Desde aquí se puede cambiar un artículo si el documento no está bloqueado.

Reemplazar un artículo

Remplazar Artículo sustituye un artículo (y su talla/color) por otro en todas las líneas del documento. Útil cuando un artículo se ha agotado y se sirve uno equivalente.

Plantilla de venta

Si el cliente tiene plantilla de venta (los artículos que compra habitualmente, por departamento), Mostrar Plantilla la abre: elige el departamento y añade los artículos al documento con doble clic. Los departamentos del cliente se crean en su ficha (pestaña Plantilla Venta).

Otros botones

• Dirección de envío: elige una de las direcciones del cliente.
• Observaciones: observaciones largas del documento.
• Marca: si el cliente trabaja con varias marcas, el programa pregunta cuál usar al crear el documento.
• En los clientes con venta en depósito, Detalle Movimientos muestra las entradas y salidas del depósito y su saldo.

Aviso de impagos

Si está activada la opción de avisar de impagos, al elegir un cliente con facturas impagadas se muestra la lista con un aviso ¡ATENCIÓN!. Desde ella se pueden imprimir las facturas o anotar el seguimiento del impago.

Pedidos bloqueados

En la generación de pedidos de compra, Mostrar lista los pedidos de venta marcados como bloqueados para compra. Al añadir artículos de un proveedor con pedidos de compra ya emitidos, el programa pregunta si se añaden a uno de ellos (Seleccionar) o se crea uno nuevo.

Adjuntar archivos al correo

Al enviar un documento por correo se pueden adjuntar archivos del artículo, de los conceptos, del cliente o del proveedor (con vista previa). Los correos enviados se consultan en Correo electrónico.

Opciones de las listas de documentos

Todas las listas de documentos (presupuestos, pedidos, albaranes y facturas, de venta y de compra) comparten estas opciones:

• Ejercicio y Mostrar todos / finalizados: por defecto, los pedidos y albaranes de venta muestran solo los pendientes.
• No Actualizado: aparece si la lista lleva más de 10 minutos sin refrescarse; púlsalo para recargar.
• Generar el siguiente documento (pedido, albarán, factura), Copiar, Procesar, Vencimientos, Lista de Carga, Packing List.
• Imprimir, Vista Previa, Exportar PDF, Enviar por e-mail, Etiqueta de Envío.
• Marcas: Procesado Impresión, Procesado e-mail, Preparado Reparto, Procesado Lista Carga.
• Los totales se ven con el permiso de totales. Una fila con la primera celda en rosa está abierta por otro usuario.

Eliminar y anular

• Los presupuestos, pedidos y albaranes se pueden eliminar (piden validación).
• Las facturas de venta no se eliminan: la opción Eliminar de su lista anula la factura, con las mismas consecuencias que Anular una factura (irreversible y, con Veri*FACTU, comunicado a la AEAT).

Validar una operación

Las operaciones delicadas (eliminar o anular documentos, borrar clientes, proveedores, artículos, series o remesas, unir artículos, restaurar una copia…) piden Validar Operación: el usuario debe escribir su contraseña de acceso. La operación queda en el registro de actividad con quién la hizo y, en los documentos, una copia en PDF. Tras tres intentos fallidos se cancela.

Cambiar el número de un documento

Cambiar Número (en las listas de documentos) cambia la serie, el número y la fecha de un documento.

Huecos de numeración

Buscar Huecos Numeración (en la lista de facturas de venta) muestra los números que faltan en cada serie. Sirve para detectar saltos en la numeración.

Tesorería: otras ventanas

• Registro de Tesorería: alta de apuntes manuales en la conciliación (Establecer saldo, Entrada, Salida). No admite fechas futuras; modificar un apunte ya conciliado deja pendientes los posteriores.
• Verificación Vencimientos Facturas: lista las facturas (desde el año anterior) cuyos vencimientos no suman el total. Corrígelas desde Factura o Vencimientos y marca Revisada.
• Cobro Efecto: al marcar un efecto como cobrado se indica la fecha y se cobran todos sus vencimientos.
• Resultado Exportación: al exportar una remesa se muestra su resumen. Al exportarla, los vencimientos de la remesa se dan por cobrados.
• Aviso Periódico: aviso programado para un usuario en el programador de tareas.