Reservas

Las reservas se ven en el planning (por habitación y día) y en la lista de Reservas. Esta página explica la ficha de la reserva y cómo hacer los cambios más habituales. Los huéspedes y el check-in están en Huéspedes, check-in y check-out; los cobros y las facturas, en Cobros y facturación.

El planning

Gestión Hotel › Planning Reservas muestra las habitaciones agrupadas por tipo y, en cada día, las reservas y las indisponibilidades.

Atrás, Adelante, Hoy y el selector de fecha cambian los días que se ven. Actualizar vuelve a leer los datos.
Cada reserva es una caja con el color de su estado (naranja Pendiente Confirmación, verde Confirmada, amarillo En Proceso, azul Finalizada, gris No Presentado) y una marca con el color del canal. Sale en rojo si tiene incidencias del canal externo sin verificar.
Los iconos indican si la reserva está sin verificar (interrogante), si tiene incidencias (aviso), si falta cobrar (mano con billete) o está cobrada (cama) y si tiene observaciones internas (información).
Clic en una reserva muestra su estado, fechas, observaciones, observaciones internas, habitaciones y noches.
Doble clic la abre. Si en ese hueco hay varias (por ejemplo, una salida y una entrada el mismo día), el programa pregunta cuál (Seleccionar Evento).
Clic derecho: Modificar Reserva y Cancelar Reserva, o Modificar Indisponibilidad y Eliminar Indisponibilidad.
Añadir Reserva y Añadir Indisponibilidad crean una nueva.

La lista de reservas

Gestión Hotel › Reservas lista las reservas del año y el mes elegidos ((Todos) para el año entero), por fecha de entrada. Las casillas cambian el filtro:

Mostrar a partir de Fecha de Salida: filtra por la fecha de salida en lugar de la de entrada.
Mostrar reservas canceladas.: incluye las canceladas.

Columnas principales: Estado (con su color y un aviso si hay incidencias), localizador, fechas, noches, Referencia, NIF, teléfonos, personas, Importe, Tasas, lo facturado, Cobros, Comisión, canal, observaciones y las casillas de verificada, check-in, check-out, cobrada y No Facturar. Añadir y Modificar abren la reserva; con clic derecho sobre una reserva salen Cancelar Reserva y Recuperar Reserva.

Estado	Cuándo
Pendiente Confirmación	Reserva sin confirmar ni cobrar (normalmente, de la web o de un canal).
Confirmada	Las reservas que haces en el programa nacen confirmadas. También pasa a confirmada una pendiente al registrar un cobro.
En Proceso	Tras el check-in.
Finalizada	Tras el check-out.
Cancelada	Cancelada.
No Presentado	El huésped no llegó (lo indica el canal externo).

La reserva

La pestaña General de la reserva tiene:

Localizador (automático), NIF, Referencia (el nombre de la reserva, obligatorio), Teléfono, Teléfono 1 y e-mail.
Fecha Entrada y Fecha Salida (obligatorias, con botones para restar o sumar un día) y Noches.
Estado (no se edita: cambia con los botones y las acciones), Tarifa (obligatoria), Pax Adulto, Pax Menor, Pax y Habitaciones (se calculan con las habitaciones), Idioma, Canal, Tipo Canal y Fecha Reserva.
Observaciones y Observaciones Internas (estas no se muestran al cliente).
Las casillas Check-in y Check-out con su fecha y hora, Reserva Cancelada con el motivo, Reserva verificada, Reserva cobrada, Reserva notificada a la policía y No autofacturar la reserva (la excluye de Facturar Reservas).
Canal Externo (en las reservas de canales): Reserva Externa, el código de la reserva en el canal y el número de Incidencias, con botones para ver los datos recibidos y el registro del canal (ver Canal externo).
El Desglose Económico: Importe Reserva, Importe Extras, Importe Descuento, Base Imponible, IVA, Tasas, Total, Total Cobros y Falta Cobrar (en rojo si falta algo).

Botones: Precios y Recalcular (ver Recalcular), Check-In y Check-Out (ver Check-in), Confirmar / Pendiente y e-mail Reserva.

Confirmar marca como confirmada una reserva pendiente (para confirmar reservas sin pago). En una reserva confirmada sin cobros, el botón se llama Pendiente y la devuelve a pendiente (para las confirmadas por error).
e-mail Reserva envía al cliente la confirmación de la reserva a la dirección del campo e-mail. Necesita la web de reservas de ZeroWorks.

Registro

La pestaña Registro guarda el historial de la reserva, con un color por tipo: Reserva Creada, Reserva Confirmada, Pago Recibido, Check-In, Check-Out, Finalizada, Cancelada, Incidencia, Observación y Reserva Reimportada.

Crear una reserva

Añadir Reserva en el planning, o Añadir en Reservas. La reserva nace confirmada, con el canal directo, la tarifa de la reserva directa y un localizador nuevo.
Escribe la Referencia (el nombre del cliente) y sus datos de contacto.
Pon la Fecha Entrada y la Fecha Salida. Revisa la Tarifa y, si la reserva viene de una agencia u otro canal, cambia el Canal.
En la pestaña Habitaciones, Añadir: elige el Tipo Habitación, la Habitación y las personas (Pax Adulto y Pax Menor), y Guardar. Repite para cada habitación.
Revisa la pestaña Extras (los obligatorios se añaden solos) y añade los que falten (régimen, cuna…).
Comprueba el Desglose Económico y pulsa Guardar.

Si el cliente deja una señal, regístrala en la pestaña Cobros (ver Cobrar una señal).

Habitaciones de la reserva

La pestaña Habitaciones lista las habitaciones con su número, ubicación, Tipo y personas (Adultos y Menores). Añadir, Modificar (o doble clic) y Eliminar. Toda reserva necesita al menos una habitación. Al añadir o modificar una habitación, la reserva se recalcula y se añaden los extras obligatorios.

Al eliminar una habitación se borran también sus extras y sus huéspedes quedan sin habitación asignada.

Cómo cambiar una reserva de habitación

El planning no permite arrastrar reservas: el cambio se hace en la ficha.

Abre la reserva (doble clic en el planning).
Pestaña Habitaciones: selecciona la habitación y pulsa Modificar.
Elige la nueva Habitación (y el Tipo Habitación si cambia). Si sale el aviso de que no está disponible, contesta No y busca otra en el planning.
Guardar en la habitación y Guardar en la reserva.

Si cambias a un tipo distinto, el diálogo muestra Tipo Original: (se ha cambiado por el actual) y la reserva sigue cobrándose con los precios del tipo original (por ejemplo, una mejora de habitación gratuita). Para cobrar el precio del nuevo tipo, pulsa el botón junto al tipo original para quitarlo antes de guardar y después recalcula actualizando los precios.

Extras y cargos

La pestaña Extras lista los extras de cada habitación: Detalle, habitación, Cálculo, Tipo, unidades, noches e importe. Añadir, Modificar (o doble clic) y Eliminar; la reserva se recalcula al momento.

La ficha del extra (Extra Habitación) tiene Habitación, Extra y Unidades (obligatorios), Noches, Precio e Importe (IVA incluido), Detalle (un texto que se añade al concepto de la factura) y Total Uds., para forzar el total de unidades que se cobran.

Cómo añadir un cargo a una habitación

Por ejemplo, el minibar o un servicio de lavandería:

Abre la reserva y ve a la pestaña Extras.
Añadir. Elige la Habitación y el Extra (por ejemplo, Minibar, con cálculo por unidad).
Escribe las Unidades y, si hace falta, cambia el Precio o escribe un Detalle (2 aguas, 1 refresco).
Guardar en el extra y Guardar en la reserva.

El cargo debe existir como extra. Si la reserva ya estaba facturada, el cargo se factura con una factura de diferencia.

Recalcular

Si cambias las fechas o la tarifa, el botón Recalcular muestra un aviso y no se puede guardar hasta recalcular. Al pulsarlo, el programa pregunta cómo:

Recálculo con los Precios Actuales: mantiene los precios que ya tiene la reserva (los negociados con el cliente).
Recálculo Actualizando los Precios de la Tarifa: vuelve a tomar los precios de la tarifa. Se pierden los precios actuales y no se puede deshacer.
Cancelar la operación.

Si la reserva todavía no tiene precios, se recalcula directamente con la tarifa.

Cómo alargar o acortar una estancia

Abre la reserva y cambia la Fecha Salida (o usa los botones de ±1 día).
Comprueba en el planning que la habitación está libre las noches nuevas: al cambiar las fechas no se vuelve a comprobar.
Recalcular y elige el tipo de recálculo.
Revisa los importes en Precios (las noches añadidas pueden tomar un precio distinto) y pulsa Guardar.

Precios de la reserva

Precios muestra el precio de cada día y habitación (Importe / Día con IVA y Base Imp.). Puedes cambiar el precio de un día; con Actualizar los importes de todos los días, el cambio se aplica a todos los días que tenían el mismo precio. Mostrar los precios no usados muestra también los precios guardados que ya no se usan. Guardar guarda los cambios y recalcula la reserva.

Calcular de Importe: escribes el importe total de la estancia (sin extras ni tasas) y el programa lo reparte por igual entre los días y las habitaciones. El botón junto al desglose económico de la ficha hace lo mismo y lo guarda directamente.
Calcular Precio de Pagos: reparte entre los días lo que el cliente ya ha pagado. Sirve para cuadrar los precios con los cobros después de un recálculo. Indica si el cliente ya ha pagado la ecotasa y los extras para descontarlos.

Cómo cerrar un precio total con el cliente

Abre la reserva y pulsa Precios.
Calcular de Importe y escribe el importe pactado del alojamiento (sin extras ni tasas).
Guardar. El desglose económico muestra el nuevo total.

Cancelar y recuperar

Cancelar Reserva (en el planning, en la lista de reservas o en Nuevas Reservas) muestra los datos de la reserva y pide el Motivo Cancelación. La reserva queda cancelada y libera las habitaciones, pero no se borra.

Recuperar Reserva (clic derecho en la lista, con Mostrar reservas canceladas. marcado) la vuelve a activar: queda Confirmada si tiene cobros y Pendiente Confirmación si no. Comprueba en el planning que sus habitaciones siguen libres.

Nuevas reservas

Las reservas que llegan de la web o de los canales externos quedan sin verificar. Gestión Hotel › Nuevas Reservas las lista para revisarlas: Modificar Reserva (o doble clic) las abre, Cancelar Reserva las cancela y Marcar Todas las da todas por verificadas.

Cómo revisar las reservas de la web

Gestión Hotel › Nuevas Reservas.
Abre cada reserva y comprueba las fechas, las habitaciones asignadas en el planning, los extras, el importe y los cobros del canal.
Si tiene incidencias del canal, revísalas (ver Canal externo).
Guardar: al guardar, la reserva queda verificada y sale de la lista.

Canal externo

Gestión Hotel › Registro Canal Externo muestra los mensajes de la sincronización con los canales. En la reserva, el botón junto a Incidencias muestra el registro de esa reserva y el botón junto al código externo muestra los datos originales recibidos del canal (Código Reserva).