Veri*FACTU

Veri*FACTU es el sistema que exige la Agencia Tributaria (AEAT) a los programas de facturación. Con Veri*FACTU activado, cada vez que se emite una factura de venta el programa genera un registro de facturación, lo encadena con el anterior y lo envía a la AEAT. La factura impresa lleva un código QR con el que el cliente puede comprobarla en la sede electrónica de la AEAT.

Cómo funciona

Cada registro contiene los datos fiscales de la factura (emisor, número, fecha, tipo, importes e impuestos, destinatario) y una huella: un código calculado a partir de esos datos y de la huella del registro anterior. Así los registros forman una cadena y cualquier alteración se detectaría.

Los registros se guardan en una cola y se envían a la AEAT automáticamente, normalmente en segundos (ver Envío).

Tipos de factura

El programa asigna el tipo según la serie:

Descripción de la operación

Cada registro lleva una descripción de la operación. El programa usa, por este orden:

1. la referencia de la factura;
2. la Descripción Operación Veri*FACTU de la serie;
3. la Descripción Operación general de la configuración.

En la lista de facturas, cuando una factura no tiene referencia se ve en gris la descripción que se enviará.

Activar Veri*FACTU

Se configura en Configuración › Veri*FACTU.

1. Importa el certificado electrónico de la empresa (Importar) y escribe su contraseña. Probar comprueba que el certificado es válido y que firma correctamente. Se muestran su estado y la fecha de caducidad.
2. Si el certificado es de un representante, rellena Nombre Representante y NIF Representante. Marca Es un certificado FNMT de Sello de Entidad si es un sello de empresa.
3. Escribe la Descripción Operación (se usa cuando la factura no tiene referencia).
4. Marca Habilitar Sistema Informático de Facturación y guarda.

Para activarlo hace falta un certificado válido y la descripción de la operación. El programa pide dos confirmaciones:

Has habilitado Veri*FACTU, una vez habilitado NO SE PODRÁ deshabilitar. Por favor procede con precaución.

Otras opciones de la pestaña:

• Identificador Instalación y Servidor Instalación: identifican esta instalación (solo lectura). Ver Mensajes al arrancar.
• Utilizar el servicio para el envío de registros a AEAT: los envíos los hace el servicio del servidor en lugar de cada puesto (ver Envío).
• Habilitar registro de mensajes: guarda más información para que el soporte técnico localice errores. Déjalo desactivado salvo que te lo pidan.
• Declaración Responsable: la declaración del fabricante del programa, obligatoria por la normativa. También está en Tesorería › Veri*FACTU.

El certificado

• Al importarlo, el archivo se copia a la carpeta Certificados del programa. Cada puesto, y el servidor si se usa el servicio de envío, debe tener el certificado en esa misma ruta.
• El programa avisa 30 días antes de la caducidad. Renueva el certificado e impórtalo antes de que caduque.
• Sin un certificado válido no se pueden registrar ni enviar facturas.

Envío a la AEAT

Los registros se envían solos:

• justo después de emitir o anular una factura;
• en bloque al terminar una emisión masiva (facturar proformas, facturar albaranes, facturación periódica);
• y en cada ciclo siguiente, si quedaron pendientes.

La AEAT indica cuánto hay que esperar entre envíos (normalmente 60 segundos); el programa respeta esa espera y agrupa los registros pendientes. Si no hay conexión a internet, vuelve a intentarlo automáticamente.

Con Utilizar el servicio para el envío de registros a AEAT, los puestos no envían: lo hace el servicio BackgroundWorker del servidor, según su programación. El icono de la barra de estado aparece en gris en los puestos.

Indicador de la barra de estado

En la barra de estado de la ventana principal aparece Veri*FACTU con el estado del envío: Esperando, Enviando, Enviado, Retrasado (esperando el tiempo que pide la AEAT) o Error Envío.

• Si hay algún problema, el indicador muestra Veri*FACTU [ERROR] sobre fondo rojo y aparece un aviso en el escritorio.
• Doble clic en el indicador abre Comprobar Sistema.

En la factura

• En la ficha de una factura emitida, el botón Veri*FACTU abre la información del registro. En la lista de facturas, la misma información está en el menú Información Veri*FACTU.
• En la lista, junto al número, un icono de la AEAT indica si el registro se ha enviado (en color) o no (en gris).
• La ventana Información Registro Veri*FACTU muestra cada registro de la factura (alta, anulación, subsanaciones) con su fecha, huella, estado, código seguro de verificación (CSV) de la AEAT y, en la pestaña Envíos, cada intento de envío con el mensaje enviado y la respuesta.

Estados de un registro

El código QR

Al imprimir una factura emitida con Veri*FACTU se añade un código QR con el NIF del emisor, el número, la fecha y el importe. El cliente puede escanearlo para comprobar la factura en la sede electrónica de la AEAT. Las proformas y las facturas anuladas se imprimen sin QR.

Consultas

Están en Tesorería › Veri*FACTU.

Registro Envíos

La cola de envío: los registros pendientes, los rechazados que no se han sustituido y todo lo creado o enviado hoy, con su estado y, si lo hay, el código y la descripción del error de la AEAT. Doble clic abre el detalle del registro.

• Forzar Envío envía ahora los pendientes desde este puesto.
• Comprobar Facturas busca facturas emitidas que no tengan su registro y ofrece crearlo.

Registro Facturación

El histórico completo de registros por año, en orden de cadena: tipo (alta o anulación), factura, registro anterior, estado, fechas de envío y presentación, huella y si es una subsanación. Error Cadena se marca si falta el registro anterior. Al seleccionar un registro se resaltan el que lo sustituye y el que sustituye.

Comprobar Sistema

Revisa el estado de Veri*FACTU y muestra cada comprobación con un icono de correcto, aviso o error. Doble clic en una comprobación abre la ventana donde se soluciona.

Verificar el NIF de los clientes

La AEAT rechaza registros cuyo destinatario no está bien identificado. Para evitarlo:

• Al guardar un cliente se comprueban sus datos fiscales (NIF, nombre fiscal, tipo de documento y país).
• Tesorería › Veri*FACTU › Comprobador Clientes (y Comprobador Proveedores) consulta en la AEAT los NIF de todos los clientes y muestra el resultado: Identificado, Encontrado Similar, No Identificado, Contribuyente de Baja o NIF Revocado. No procesar los registros ya verificados omite los ya comprobados. Necesita el certificado.
• Al emitir una factura a un cliente con el NIF sin verificar, el programa avisa: El NIF del cliente no ha sido verificado y podría causar problemas. Verifícalo antes de emitir.

Los clientes genéricos (sin datos fiscales) solo se pueden usar en facturas simplificadas.

Registros rechazados

Si la AEAT rechaza un registro, aparece como Incorrecto en el Registro Envíos y Comprobar Sistema lo marca como error.

1. Abre el registro y lee el código y la descripción del error.
2. Si el error está en los datos de la factura (por ejemplo, el NIF del cliente), la factura no se puede editar: corrige el dato en la ficha del cliente y haz una rectificativa de la factura. La rectificativa genera su propio registro.
3. Si no tienes claro el motivo, contacta con soporte con el código de error. No uses Reintentar Envío por tu cuenta.

Mensajes al arrancar

Para proteger la cadena de registros, el programa comprueba que la base de datos es la de esta instalación:

• El servidor de la base de datos no es el de esta instalación. Por seguridad, y para cumplir con VERI*FACTU, el programa se detendrá. — Aparece si la base de datos se ha movido a otro servidor o si se abre una copia. Contacta con soporte con los datos que muestra el mensaje (servidor de la instalación, servidor actual e identificador). No uses una copia de la base de datos para trabajar.
• Esta base de datos es de desarrollo (DEBUG) y se está ejecutando con una versión de producción — la base de datos es de pruebas. Contacta con soporte.