Fichajes y registro de jornada

Cada vez que un empleado ficha se guarda un marcaje con su hora. El programa empareja los marcajes de cada día en fichajes (una entrada y una salida), los compara con el horario y calcula las horas. Ver también la portada del capítulo.

Fichar

Cada marcaje se guarda con su hora (tomada de Internet o del servidor, no del reloj del equipo), cómo se hizo (código, clave, huella, tarjeta, móvil…), el equipo o terminal y, en el móvil, la ubicación. El programa alterna entrada y salida: el primer marcaje del día es una entrada, el siguiente una salida, y así sucesivamente. Un marcaje repetido en menos de un minuto se ignora (Fichaje consecutivo ignorado).

Dónde	Cómo
En el programa	Personal › Fichar (también en la pestaña del TPV): escribe tu Código y pulsa Intro, o elige tu nombre en Usuario. Si tienes Clave Fichar, se pide en la ventana Código Personal, que muestra también si estás Trabajando (y desde qué hora) o Ausente.
Terminal de fichaje	Un ordenador con Business Presence a pantalla completa: código con el teclado numérico, huella o tarjeta (ver Terminal).
Tu ordenador	Business Presence User queda junto al reloj de Windows (verde = dentro, rojo = fuera). Con el botón derecho, Entrada o Salida con tu nombre. Te identifica por el Usuario de Red de tu ficha.
Terminal ZKTeco	El terminal de pared (huella, tarjeta o código). Sus fichajes se descargan al programa (ver Dispositivos).
Móvil	La app de fichaje, enlazada con el código de Conexión Remota de la ficha. Puede limitarse a ciertas redes Wi-Fi.

Al fichar se muestra Registrada entrada personal. (verde) o Registrada salida personal. (rojo).

Presencia actual

Personal › Presencia muestra un mosaico con cada empleado: en verde los que están trabajando, con la hora de entrada y las horas del día. Se actualiza solo cada poco tiempo (o con Actualizar).

Con el botón derecho sobre un empleado: Fichajes, Resumen, Modificar (su ficha) y Registro (sus marcajes de hoy). Incidencias Fichajes abre la revisión de fichajes.

Consultar los fichajes de un empleado

Fichajes (desde la lista de personal, la presencia, la ficha del empleado o los resúmenes) muestra los fichajes de un empleado por mes y año, con su tipo de cómputo y un calendario del mes:

En el calendario: en rojo los días de baja, en rosa los días con incidencias y en negrita los días con fichajes; los festivos con su color.

Barra de herramientas:

Botón	Qué hace
Actualizar	Vuelve a cargar el mes.
Añadir	Menú con Añadir Registro (un marcaje suelto), Añadir Fichaje (entrada y salida) y Añadir Incidencia.
Modificar / Eliminar	Sobre el fichaje o la incidencia seleccionados.
Mostrar Registro	Los marcajes del día seleccionado (ver Registro del día).
Calendario	El calendario laboral del empleado.
Exportar Excel	Exporta la pestaña visible (Cómputo, Fichajes o Incidencias).
Resumen, Personal, Reajustar UTs, Horas Anuales	Su resumen anual, su ficha, recalcular las horas ajustadas del mes y sus horas laborables del año.
Historial Cambios	El historial de cambios de su registro de jornada.

Pestaña Cómputo

Una fila por día con sus fichajes (Fichaje 1 a Fichaje 4: entrada, salida y horas de cada uno) y el Resultado del día: horas trabajadas, horas previstas por el horario y la diferencia. Haz doble clic sobre un fichaje para abrirlo.

Con el botón derecho sobre un día:

Añadir Fichaje / Añadir Registro: para ese día.
Añadir Incidencia Total Horario: una incidencia con el tiempo que falta para completar la jornada.
Añadir Incidencia Hasta Entrada: desde el inicio del turno hasta la primera entrada (por ejemplo, llegó tarde por una visita médica).
Añadir Incidencia Desde Salida: desde la última salida hasta el fin del turno.

Pestaña Fichajes

Cada fichaje (par entrada/salida): Entrada y Salida reales, Entrada Ajustada y Salida Ajustada (después de aplicar el tipo de cómputo), Tiempo Ajustado y UT Ajustado, Min. Ajuste (minutos corregidos por el horario), el turno, Hay Salida, Automática (cerrado por el sistema) y el equipo y departamento de entrada y salida.

Pestaña Calendario

Los fichajes, incidencias y días del calendario laboral del mes en una agenda.

Pestaña Resumen

El Resumen Mes y el Acumulado Ejercicio: Horas Computadas, Horas Laborables y Resultado (verde si es positivo, rojo si faltan horas). Guardar Cómputo guarda el cómputo de este mes para este empleado, igual que el cierre mensual hace con todos.

Corregir un fichaje

Haz doble clic en un fichaje (o Modificar) para abrir su ficha:

Trabajador, Fecha y Día; Entrada, Salida y UT (horas) del fichaje.
Tipo Cómputo y Forzar Cómputo: cambia el tipo de cómputo solo para este fichaje; el botón junto a él lo restablece al del empleado.
Horario y Turno que se le han aplicado.
Fichaje Real y Fichaje Calculado: las horas tal como se ficharon y después del ajuste.
Entrada y Salida: el Dispositivo, el Equipo, el Tipo Autenticación, el Departamento, la red Wi-Fi (Wifi SSID / Wifi MAC) y la Detección Fraude (Cambio hora, GPS Manipulado, SSID Falseado) de cada marcaje.
Otros Datos: Fichaje cerrado manualmente por el usuario, Fichaje cerrado manualmente por el sistema y Fichaje modificado por el supervisor.
Observaciones y Fichajes Día: todos los marcajes de ese día. Insertar añade un marcaje.

Ubicación

La pestaña Ubicación muestra en un mapa dónde se fichó la entrada y la salida (fichajes desde el móvil).

El motivo del cambio

Al guardar una corrección, al añadir un fichaje a mano o al eliminar un fichaje, el programa pide el motivo en la ventana Corrección del registro de jornada. Es obligatorio y debe tener al menos 10 caracteres; si se cancela, el cambio no se hace.

Los fichajes corregidos quedan marcados como modificados por el supervisor. Si borras la hora de Entrada o de Salida de un fichaje, ese marcaje se elimina (también con su motivo).

Registro del día

Mostrar Registro (o Registro en la presencia) muestra los marcajes de un día, tal como se hicieron: Hora, Fecha Creación, Tipo (forma de identificación), Automático y Descartado. Un icono indica si el marcaje se ha tomado como entrada (flecha verde), salida (flecha roja) o se ha descartado. Las flechas junto a la fecha pasan al día anterior o siguiente.

Añadir / Modificar: un marcaje con su Fecha y Hora. Queda marcado como manual y del supervisor.
Eliminar: borra el marcaje.
Recalcular: vuelve a emparejar los marcajes del día en entradas y salidas.
Historial Cambios: los cambios de ese día.

Añadir, modificar o eliminar un marcaje pide también el motivo. Después, los fichajes del día se recomponen solos.

Historial de cambios

Historial Cambios (en los fichajes del empleado y en el registro del día) muestra todas las correcciones de su registro de jornada, de la más reciente a la más antigua:

Columna	Qué muestra
Fecha Cambio	Cuándo se hizo el cambio.
Acción	Alta manual, Modificación o Eliminación.
Fichaje Anterior / Fichaje Nuevo	La hora del marcaje antes y después del cambio.
Motivo	El motivo indicado.
Usuario y Equipo Cambio	Quién lo hizo y desde qué ordenador.
Equipo Fichaje y Observaciones Fichaje	Los datos que tenía el marcaje.

Desde el registro del día, el historial muestra solo los cambios de ese día. El historial no se puede modificar ni borrar desde el programa; Exportar Excel lo exporta, por ejemplo para entregarlo junto con el registro de jornada (ver Registro para la Inspección).

Incidencias

Las incidencias justifican tiempo fuera del horario: horas extra, compensaciones, salidas retribuidas (médico…) o no retribuidas y bajas. Se crean:

Con Justificar Tiempo Extra o Notificar Salida en la cinta (eliges el trabajador).
Con Añadir › Añadir Incidencia en los fichajes del empleado.
Desde la pestaña Cómputo, con el botón derecho sobre el día (Total Horario, Hasta Entrada, Desde Salida): se rellenan solas las horas.

Cada incidencia tiene Trabajador, Fecha, Inicio, Fin, UT (horas), Tipo de Incidencia y Detalle. El tipo interno del tipo de incidencia decide cómo cuenta: las salidas retribuidas y las bajas cuentan como horas; las no retribuidas se separan; las horas extra y las compensaciones se anotan para su control.

La pestaña Incidencias de los fichajes del empleado lista las del mes (Cód. Tipo, Tipo, Tipo Interno, horas).

Revisar fichajes: Incidencias Fichajes

Personal › Incidencias Fichajes revisa un mes de todo el personal y lista:

Incidencia	Cuándo aparece
Fichaje No Cerrado	Una entrada sin salida de un día anterior a hoy.
Fichaje Demasiado Corto	Un fichaje de menos minutos que Mínimo Minutos.
Turno Excede Horario	Solo para empleados con cómputo ajustado al turno: entrada al menos Minutos Entrada Turno antes del turno, o salida al menos Minutos Salida después.

Doble clic o Modificar Fichaje abre el fichaje; Eliminar Fichaje lo borra (con motivo); Fichajes abre los fichajes del empleado. Revísala antes del cierre mensual.

Cómo…

Corregir una salida olvidada

Abre los Fichajes del empleado y elige el mes.
En la pestaña Cómputo, haz doble clic en el fichaje del día (aparece sin salida).
Escribe la hora de Salida confirmada con el empleado o su responsable y pulsa Guardar.
Escribe el motivo (por ejemplo, Olvidó fichar la salida; confirmado por el encargado) y Aceptar.
Comprueba el Resultado del día.

Añadir un día completo que no se fichó

En los Fichajes del empleado, pestaña Cómputo, botón derecho sobre el día › Añadir Fichaje.
Escribe la Entrada y la Salida y pulsa Guardar.
Escribe el motivo (por ejemplo, Terminal averiado, horario confirmado por el responsable).
Si hubo pausa con fichaje, añade un segundo fichaje igual.

Eliminar un fichaje duplicado

Pulsa Mostrar Registro con el día seleccionado.
Selecciona el marcaje sobrante y pulsa Eliminar; confirma y escribe el motivo (por ejemplo, Fichó dos veces la entrada).
Los fichajes del día se recomponen solos. Si no cuadran, pulsa Recalcular.

Justificar una visita al médico

En los Fichajes del empleado, pestaña Cómputo, botón derecho sobre el día › Añadir Incidencia Hasta Entrada (si llegó tarde) o Desde Salida (si se fue antes).
Elige el Tipo de Incidencia (uno con tipo interno Salida Retribuida), comprueba las horas y escribe el Detalle. Guardar.

Consultar quién cambió un fichaje

En los Fichajes del empleado, pulsa Historial Cambios (o en Mostrar Registro, para un solo día).
Busca el día en Fichaje Anterior / Fichaje Nuevo y mira Usuario, Equipo Cambio, Fecha Cambio y Motivo.