Resúmenes, cierre y nóminas

Al terminar cada mes se cierra: el programa calcula las horas de cada empleado, las compara con su horario y actualiza su saldo de horas. Esta página explica también los resúmenes, cómo entregar el registro de jornada y las nóminas. Ver también la portada del capítulo.

Resumen de fichajes

Personal › Resumen Fichajes muestra las horas de todos los empleados en un periodo: elige Semana Actual, Semana Anterior, Mes Actual o Mes Anterior, o escribe las fechas. Para cada empleado, los Días con fichajes, las horas y la Media Día.

Fichajes Trabajador (o doble clic) abre los fichajes del empleado; Exportar Excel exporta la lista con el periodo.

Resumen anual de un empleado

Resumen (desde la lista de personal, su ficha, sus fichajes o los cómputos) muestra los cómputos guardados de cada mes del año y el Acumulado Ejercicio:

Días Presencia, Días Laborables, Horas Computadas, Horas Laborables, Horas Fichajes, Horas Vacaciones, Horas Ausencias, Horas I.L., Ausencias Retribuidas, Ausencia No Retribuida, Horas Extras, Resultado y Saldo.

Horas anuales

Horas Anuales (en los fichajes del empleado) muestra, mes a mes, los Días Laborables, las Horas Laborables y las Horas Vacaciones del año según su horario y su calendario. Sirve para comprobar que el horario cuadra con las horas anuales del convenio.

Cierre mensual

Personal › Cierre Mensual (permiso Creación y Gestión de Cómputos Mensuales) calcula el mes de todo el personal con contrato vigente. Se abre con el mes anterior.

La pestaña Recuento muestra una fila por empleado con su Estado y sus totales: días de presencia, laborables y no presentado; horas computadas, laborables y fichadas; vacaciones, ausencias, I.L.; horas extra (Extras Festivos, Extras Horario); Resultado, Resultado Neto y Saldo Actual (el saldo del año incluyendo este mes).

Pestaña Incidencias

Si hay algo que revisar, la pestaña Incidencias muestra un aviso y lista el Tipo, el Trabajador y el Detalle: Falta Configuración (empleado sin horario), Fichaje No Cerrado, Fichaje incompleto… Resolver (o doble clic) abre lo que hay que corregir: la ficha del empleado o sus fichajes del mes. Al volver, el mes se recalcula.

Cómo cerrar el mes

1. Personal › Incidencias Fichajes: elige el mes y corrige los fichajes sin cerrar o demasiado cortos (ver Revisar fichajes).
2. Si hay terminales de pared, pulsa Sincronizar Ahora para descargar los últimos fichajes.
3. Personal › Cierre Mensual: comprueba que está seleccionado el mes que quieres cerrar.
4. Revisa la pestaña Incidencias y resuelve cada una con Resolver.
5. Revisa el Recuento: los empleados con un resultado muy negativo o muy positivo suelen tener fichajes o incidencias pendientes.
6. Pulsa Procesar.
7. Comprueba el mes en Personal › Cómputos Mensuales.

Cómputos mensuales

Personal › Cómputos Mensuales muestra los cierres guardados de un mes y año: Días Presencia, Días Laborables, horas trabajadas, laborables, retribuidas, vacaciones, ausencias, extras, Resultado y Saldo Actual.

Cierre Mensual abre el cierre; Mostrar Resumen (o doble clic) abre el resumen anual del empleado; Exportar Excel exporta la lista.

Cómo consultar las horas de un mes

• De un empleado: abre sus Fichajes, elige mes y año. La pestaña Cómputo tiene el detalle por día y la pestaña Resumen, los totales del mes y del año.
• De todo el personal, mes cerrado: Personal › Cómputos Mensuales, elige mes y año.
• De todo el personal, mes en curso o cualquier periodo: Personal › Resumen Fichajes, elige el periodo o las fechas.

Registro de jornada para el trabajador o la Inspección

El registro de jornada de cada trabajador son sus fichajes día a día (hora de entrada y de salida). El programa lo entrega en Excel, desde donde se puede imprimir o guardar en PDF.

Cómo imprimir el registro para la Inspección de Trabajo

Para cada trabajador y mes que te pidan:

1. Abre los Fichajes del trabajador y elige el mes y el año.
2. En la pestaña Cómputo (un día por fila, con las entradas, las salidas y las horas), pulsa Exportar Excel. El archivo lleva el logotipo de la empresa, el nombre del trabajador, el mes y la fecha de exportación.
3. Si hace falta el detalle de cada fichaje (equipo, forma de fichar, ajustes), cambia a la pestaña Fichajes y exporta también.
4. Si ha habido correcciones, pulsa Historial Cambios › Exportar Excel: muestra cada cambio con el dato anterior, el motivo, quién lo hizo y cuándo.
5. Imprime los archivos o guárdalos en PDF desde Excel.

Cómo entregar a un trabajador su registro

Haz lo mismo que para la Inspección con el mes que pida. Si el trabajador tiene usuario en el programa (indicado en su ficha), puede abrir él mismo sus fichajes desde Personal › Presencia (botón derecho sobre su nombre › Fichajes), aunque no tenga permiso de administración, y exportarlos.

Nóminas

Personal › Nóminas guarda las nóminas (los PDF que genera la gestoría) de cada mes y año:

Importar las nóminas

1. Importar Nóminas: elige la Carpeta Importación con los PDF del mes, el Ejercicio y el Mes.
2. Cargar: cada PDF se asigna al empleado cuyo NIF aparece en el nombre del archivo. Doble clic en una fila abre el PDF para comprobarlo.
3. Revisa la asignación y pulsa Importar. Solo se importan las nóminas asignadas a un empleado.

Cómo enviar las nóminas del mes

1. Guarda los PDF de la gestoría en una carpeta, con el NIF de cada empleado en el nombre del archivo.
2. Personal › Nóminas › Importar Nóminas, elige la carpeta, el ejercicio y el mes, Cargar, revisa e Importar.
3. En Nóminas, elige el mes y selecciona las nóminas que quieres enviar.
4. Enviar Nóminas: se prepara un correo para cada empleado con su nómina.